Mit der Murmel zur Verbesserung – Ein Projektteam und der PDCA-Zyklus
Neulich stand wieder einmal der regelmäßig stattfindende Teamabend auf dem Programm. Bei diesen teaminternen Events liegt der Fokus darauf, auch außerhalb des beruflichen Kontextes Zeit mit den Kollegen verbringen zu können und als Team zusammenzuwachsen. Darüber hinaus sind wir an der ständigen Verbesserung der Prozesse und unserer Arbeitsleistung interessiert. Durch Methoden, Retrospektiven und Team-Meetings können wir nicht nur interne Prozesse strukturell verbessern, sondern auch die wertschöpfenden Prozessschritte optimieren. Unser sechsköpfiges Team ist für die Softwareentwicklung und die Betreuung einer großen Kölner Druckerei verantwortlich, die die lise GmbH bereits seit vielen Jahren betreut.
Für unseren letzten Teamabend entschieden wir uns für ein Team-Training bei der ITC GmbH - IMPULS Trainingscenter. Nachmittags kamen wir im Trainingscenter an, wo Dr. Michael Thie, Gesellschafter und Trainer, mit dem Thema: „PDCA – Führen der Veränderung“ auf uns wartete. Nach der Begrüßung wurden wir zunächst durch die Räumlichkeiten der ITC GmbH geführt.
In einer kurzen Vorstellungsrunde wurden unsere Erwartungen an den Workshop zusammengetragen. Folgenden Erwartungen wurden notiert:
- Spaß mit dem Team
- neue Wege entdecken, ein bekanntes Problem zu sehen
- schlauer rausgehen, als ich reingekommen bin
- Prozess der Verbesserung auf ungesehene Probleme anwenden
- das Team verbessern
Grundlagen der Prozessoptimierung
Bevor wir uns dem Thema der Prozessoptimierung zuwenden konnten, wurden uns zunächst die Grundlagen des Themenbereichs näher erklärt. Über geschichtliche Beispiele aus der Automobilindustrie wurden wir weiter an das Thema „PDCA - Führen der Veränderung“ und dessen Ursprung herangeführt.
Wir haben die Grundstrategie der Prozessoptimierung kennengelernt und dessen Ziel, auch häufig „Nordstern“ (siehe Abbildung) genannt, in die folgenden drei Unterpunkte zusammengefasst:
- Verschwendung minimieren (gegen 0 Prozent)
- Wertschöpfung maximieren (gegen 100 Prozent)
- Fehler verhindern (Anzahl gegen 0)
Der PDCA-Zyklus
Um sich dem Nordstern zu nähern, ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, kurz KVP, notwendig. Für eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses lässt sich der sogenannte PDCA-Zyklus anwenden, der mithilfe von vier Schritten: Plan – Do – Check – Act für das Lösen von Problemen in kleinen Schritten sorgen kann (siehe Abbildung).
Darüber hinaus sorgt die Einführung von Standards dazu, dass der Prozess in optimierter Form stabilisiert wird und sich ein Rückfall in alte Gewohnheiten vermeiden lässt. Die Anwendung dieser Zyklen lässt sich mit Hinblick auf die Zeit als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bezeichnen.
Für die praktische Anwendung des PDCA-Zyklus begaben wir uns in eine große Halle, in der unterschiedliche Stationen zum praktischen Lernen eingerichtet sind.
Der Kampf mit den Murmeln
Thema der praktischen Übung war die Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses mithilfe des PDCA-Zyklus. Der Trainer erklärte uns mithilfe von Gegenständen und Regeln auf einem Flipchart die Rahmenbedingungen unserer Aufgabe. Dabei gab es keine Aufgabenstellung im eigentlichen Sinne, sondern einen Zielzustand.
Mit den im Zielzustand festgelegten Rahmenbedingungen und den uns zur Verfügung gestellten Hilfsmitteln begannen wir mit der Bastelei und den ersten Schritten in Richtung Zielzustand. Angetrieben durch das Kind in uns und motiviert durch die Herausforderung, nahmen wir die Hilfsmittel und begannen mit dem Aufbau einer ersten Murmelrampe. Wir sollten Murmeln über eine Rampe vom Tisch in eine Blechdose zu befördern.
Nachdem wir Holzklötze, Teppich und Blechdose hinsichtlich des Zielzustandes aufgebaut hatten, begann der erste, durch die Stoppuhr kontrollierte Durchlauf (Zyklus). Gemessen an der benötigten Zeit und der Murmeln im Ziel, versuchten wir unseren Prozess durch Anwendung des PDCA-Zyklus von Iteration zu Iteration zu verbessern.
Der PDCA Zyklus:
Plan:
Nach jedem Durchlauf wurden zunächst in der Plan-Phase („Was sind die Hindernisse?“) die beobachteten Hindernisse erfasst, siehe Abbildung.
Beispiel: „Murmeln fliegen wieder aus der Dose.“Do:
In der Do-Phase („Welches EINE Problem wollen wir jetzt wie lösen?“) wurde das größte Hindernis ausgewählt und eine mögliche Lösung erarbeitet und umgesetzt.
Beispiel: „Schwämme/Puffer in den Boden der Dose“Check:
Die Check-Phase („Was sind die Ergebnisse?“) dient dazu, die Anpassungen zu untersuchen und dessen Ergebnisse festzuhalten.
Beispiel: „trockener Schwamm bringt kaum Veränderung“Act:
In der Act-Phase wird dann überlegt, ob die Veränderung in den Prozess einfließt oder rückgängig gemacht wird.
Beispiel: „Trockene Schwämme werden entfernt“
Nach jedem Zyklus wurden somit mögliche Prozessänderungen herausgearbeitet, die zur Lösung von Problemen dienen sollten. Daraufhin wurden die potentiellen Veränderungen zunächst getestet und der mögliche Erfolg gemessen. So näherten wir uns mithilfe des PDCA-Zyklus immer besseren Messwerten.
Nach unzähligen Durchläufen haben wir es im Team geschafft, unseren Prozess mithilfe des PDCA-Zyklus kontinuierlich zu verbessern.
Lessons Learned
Am Ende trugen wir die Erfahrungen auf einem Flipchart zusammen. Die Kontinuierliche Prozessverbesserung stand im Fokus und, um eine Verbesserung im Prozess erzielen zu können, muss diese Verbesserung zunächst einmal durch Messungen identifizierbar sein. Besonders in den ersten Zyklen konnten wir feststellen, dass jeder Zyklus neue Hindernisse aufwirft. Des Weiteren war die Fokussierung auf nur ein Hindernis pro Durchlauf sehr wichtig, denn nur so sind die Anpassungen an den Prozess und die gemessenen Erfolge reproduzierbar und nachhaltig.
Besondere Erkenntnis: Der Begriff Schichtwechsel war für uns als Mitarbeiter eines IT-Dienstleisters neu, sodass wir erst auf diese Möglichkeit aufmerksam gemacht werden mussten, um unseren Prozess weiter zu optimieren. Die Erfahrung, dass jeder am Erfolg beteiligt ist, war uns hingegen nicht neu und allen im Team bereits bewusst. Da die häufig eintretenden Erfolge als Motivationsschub auf uns wirkten, war für uns das konzentrierte Einhalten der oft kleinschrittigen Phasen eine der größten Herausforderungen. Nichtsdestotrotz führte genau diese Einhaltung der Phasen und der Fokus zu einer stetigen und nachhaltigen Optimierung unseres Prozesses.
FAZIT
Viele der gelernten Dinge können wir auf unsere tägliche Arbeit übertragen, besonders in Hinblick auf bereits mehrmals durchgeführte Retrospektiven, bei denen wir häufig den Fokus auf zu viele Dinge legen. Anhand von praktischen Übungen lernten wir den PDCA-Zyklus und die kontinuierliche Prozessverbesserung kennen und haben dabei als Team nie den Spaß bei der Arbeit verloren. Jetzt können wir die gewonnen Erfahrungen auf unsere tägliche Teamarbeit und unsere Prozesse übertragen. Zusammengefasst hatten wir im Team und mit den Mitarbeitern der ITC GmbH sehr viel Spaß und konnten zusätzlich noch vieles für uns als Team mitnehmen.
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Lern unser Team doch selbst kennen. Wir sind immer auf der Suche nach Zuwachs in unserer lise-Family!