KI Tools für Unternehmen: Die besten Lösungen, um deinen Job leichter zu machen
Montagmorgen. Du sitzt im Meeting und fragst dich: Warum läuft die Digitalisierung bei uns so schleppend? Dabei habt ihr erst kürzlich ein vielversprechendes KI-Tool eingeführt.
Doch statt Erleichterung herrscht Frust. Die Funktionen greifen nicht, die Akzeptanz im Team fehlt und bei der Konkurrenz läuft’s scheinbar besser...
KI ist kein Selbstläufer. Der Hype bringt viele Tools hervor – doch nicht jede Lösung ist auch die Richtige.
Eine falsche Entscheidung bringt nachhaltige Auswirkungen mit sich:
- Das Vertrauen in KI geht verloren.
- Der Wettbewerb ist dir einen Schritt voraus
- und eine nachträgliche Umstellung ist aufwendig sowie teuer.
Damit das nicht passiert und du das passende KI-Tool findest, geben wir dir
Welche KI-Tools gibt es?
KI-Lösungen lassen sich in verschiedene Kategorien sowie Anwendungsbereiche einteilen. Wir haben 11 relevante Kategorien zusammengefasst:
1. Textgenerierung
Durch den Boom um ChatGPT ist das die wahrscheinlich bekannteste Form von KI: Ein Chatbot beantwortet deine Fragen und spuckt dir eine Antwort als Text aus. So kannst du die KI dafür nutzen, um Blog-Artikel, E-Mails, aber auch Konzepte oder Projektpläne schneller zu erstellen.
Es gibt zudem spezialisierte KI-Schreibassistenten, die dir die Arbeit mit Texten erleichtern, wie KI-basierte Sprachprüfung (Grammarly), Übersetzungshilfen (DeepL) oder SEO-Tools (Writesonic).
2. Bildgenerierung:
Mit den richtigen Prompts kannst du bereits anschauliche KI-Bilder generieren. Die Funktion ist in auch “gängigen“ Chatbots (z.B. Dall-E in ChatGPT) integriert.
Adobe bietet mittlerweile auch ein Tool, Adobe Sensei als Teil der Creative Cloud Suite. Um ein Bild zu erstellen, kannst du es einfach mit einem Text beschreiben – auch Stimmungen, Stile und Lichtverhältnisse lassen sich so einfangen. Alternativ kannst du ein bestehendes Bild mithilfe von KI bearbeiten.
3. Video- und Stimmgenerierung:
Unternehmen wie Coca Cola haben es vorgemacht. Der Getränkeriese ist bekannt für seine legendären Werbefilme zur Weihnachtszeit mit den leuchtend-roten Trucks. Im letzten Jahr war das Video KI-generiert, was einiges an Aufmerksamkeit auf sich zog – das nicht nur positiv.
Es gibt aber bereits einige KI-Tools, die wirklich gute Ergebnisse erzielen. Videos lassen sich mit Text oder Bildern prompten und eigene Videos einfach bearbeiten. Auch Stimmgeneratoren sind praktisch für Video- oder Audio-Produktionen (z.B. Podcast, Hörbücher oder Anleitungen). In der Regel gibt es eine Auswahl an Stimmen.
Du kannst aber auch deine eigene nutzen oder von Promis, falls das rechtlich abgeklärt ist.
4. Präsentationen erstellen
Immer noch sind Präsentation ein wichtiges Kommunikationsmittel in Unternehmen. Du musst eine Präsentation für ein Meeting oder einen Pitch erstellen? KI-Tools wie Beautiful.ai, Tome oder Gamma.app können dich dabei unterstützen.
Auf Basis von wenigen Stichpunkten kannst du automatisch Slides generieren. Auch PowerPoint integriert inzwischen KI-Vorschläge zu Layouts, Designs und Texten. So sparst du dir viel Zeit bei der Erstellung, die du für die Ausarbeitung des Inhalts nutzen kannst.
5. Business Intelligence
Entscheidungen auf Grundlage von Daten und Fakten treffen? Das ist das Ziel der Business Intelligence. KI ist dafür perfekt geeignet, denn Daten sind ihre absolute Kernkompetenz!
Lösungen wie Power BI oder Looker analysieren automatisch große Datenmengen und liefern dir verständliche Auswertungen, Diagramme und Trends. Statt stundenlanger manueller Analyse erhältst du per Knopfdruck Empfehlungen, Prognosen und visuelle Reports. So kommst du schneller zu besseren Entscheidungen!
6. Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Aufgaben kannst du mit KI-gestützter Automatisierung deutlich effizienter erledigen. Tools wie UiPath, Zapier, oder Make helfen dir, Prozesse wie Rechnungsabwicklung, Lead-Management oder Dokumentenfreigaben zu automatisieren.
KI kann dabei auch Entscheidungen treffen, z. B. ob ein Dokument vollständig ist oder ein Kunde priorisiert werden sollte. Auch in der Produktion und Fertigung lassen sich mit KI Prozesse automatisieren und damit die Effizienz steigern.
7. Wissensmanagement
Du brauchst eine zentrale Plattform für alle internen Informationen? KI-gestützte Wissensdatenbanken wie Guru, Notion AI oder Confluence analysieren vorhandene Dokumente und helfen dir, Wissen strukturiert zu erfassen und zu aktualisieren.
Dank semantischer Suche finden Mitarbeitende schnell die richtigen Informationen – auch wenn sie exakte Begriffe nicht kennen. In Bereichen, in den Fachkräftemangel herrscht, lässt sich so auch wertvolles Fachwissen sammeln.
8. Buchhaltung
Die Buchhaltung setzt mittlerweile auf KI-basierte Anwendungen. Mit spezialisierten Tools wie Xero oder DATEV KI-Scanner lassen sich beispielweise Eingangsrechnungen, Quittungen und Zahlungen automatisch erfassen, zuordnen und verbuchen.
Die KI erkennt relevante Daten (Betrag, Empfänger, Kategorie) und schlägt passende Buchungssätze vor. Das spart Zeit, reduziert Fehler und vereinfacht die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen.
9. Softwareentwicklung
Auch Developer profitieren stark von KI-Tools: GitHub Copilot, Replit oder CodeWhisperer unterstützen dabei, effizienter zu programmieren. Du erhältst automatisch Code-Vorschläge, kannst ganze Features generieren oder dir Code erklären lassen.
Selbst Fehlersuche und Tests können KI-Tools durchführen – damit lässt sich GitHub Copilot beispielsweise für Code Reviews einsetzen. Besonders bei Routineaufgaben oder komplexem Code spart die KI Zeit und Nerven.
10. Nachhaltigkeit
ESG-Reporting ist Pflicht – und mit KI kein Albtraum mehr! Denn Lösungen wie Envoria, Planetly oder ESG Book sammeln automatisch Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen (z. B. Energieverbrauch, Geschäftsreisen, Lieferkette).
Die KI-Lösung wertet sie nach internationalen Standards (z. B. GRI, CSRD) aus und erstellt verständliche, visuelle Berichte. So wird Nachhaltigkeit messbar und auditfähig.
11. Support
KI wird zunehmend auch im Kundenservice eingesetzt, zum Beispiel durch Chatbots oder automatisierte Antwortsysteme wie Zendesk AI, Intercom oder Freshdesk. Die KI-Tools können FAQs beantworten, Anfragen kategorisieren oder sogar Lösungsvorschläge machen.
Das reduziert manuellen Aufwand, verbessert die Reaktionsgeschwindigkeit sowie Verfügbarkeit des Supports für Kund:innen.
Es gibt aber noch viel mehr Kategorien und Tools, die wir nicht alle auflisten können. Im besten Fall wählst du für deinen individuellen Use Case das passende Tool selbst aus. Wie das geht? Einfach weiterlesen.
Wie du das richtige KI-Tool auswählst
Eine KI-Lösung solltest du sorgfältig aussuchen, die Vor- und Nachteile des Tools abwägen und deinen individuellen Anwendungsfall berücksichtigen. Davon hängt das Potenzial von KI für dein Unternehmen ab!
Mittlerweile gibt es unzählige Anbieter, auch wenn meist die großen Player bekannt sind. Zudem könnte es sinnvoll sein, eine individuelle KI-Lösung entwickeln zu lassen. So kannst du von Wettbewerbsvorteilen profitieren und dir einen Vorsprung verschaffen!
Wir stellen dir 4 Schritte vor, mit denen du das beste KI-Tool für dich und dein Unternehmen auswählst:
1. Strategische Zielsetzung
Schau dir im ersten Schritt deine Unternehmens- bzw. Digitalisierungsstrategie an (falls du noch keine hast, wir erklären hier, wie du in 4 Schritten deine Strategie erstellt!).
Aus deiner übergeordneten Strategie sollten sich deine Ziele für die Implementierung von KI ableiten.
Euer Ziel ist es, die Durchlaufzeit in der Fertigung um 10 % zu reduzieren?
Oder die Kundezufriedenheit um 15 % zu steigern?
Dann setze genau da mit KI-Technologien an.
- Welche Geschäftsprozesse würden von KI profitieren? Wähle die Anwendungsfälle aus und definiere, was ihr genau von einer KI-Lösung braucht.
- Im ersten Schritt: Weniger geschäftskritische Felder austesten und das Wissen dann auf die Kernprozesse anwenden (wo das größte Potenzial liegt).
- Welche Teams sind beteiligt? Binde frühzeitige die IT und Fachabteilungen ein.
- Setze Ziele für die Implementierung von KI-Technologien, die werden dir bei der späteren Auswahl helfen.
Bei neuen Anbietern besteht das Risiko, dass sie so schnell gehen, wie sie gekommen sind. Was dann mit den Daten geschieht, weiß niemand. Wir empfehlen daher für den Anfang auf etablierte Unternehmen zu setzen, wenn es um KI-Technologien geht.
2. Datenschutz, Sicherheit & Compliance
Bevor du mögliche Tools heraussuchst, heißt es Safety First. Laut einer aktuellen Studie gehören der Datenschutz und rechtliche Unsicherheiten zu den größten Herausforderungen von KI. Dazu kommt der EU AI Act, der für Aufruhr sorgt. Die Einordnung der hochriskanten KI-Technologien ist noch unklar.
Unternehmen haben Angst, jetzt KI-Lösungen einzuführen, die später - wenn das Gesetz in Kraft tritt - nicht mehr erlaubt sind oder hohe Auflage erfüllen müssen, was teuer ist.
Auch das Thema Datenschutz ist nicht unbedenklich. Vor allem, wenn man mit sensiblen Informationen arbeitet. KI-Lösungen nutzen in der Regel die Daten, die du eingibst, für das weitere Training ihrer Technologien.
Das ist aber nicht immer so:
- Prüfe die DSGVO-Konformität und den AV-Vertrag (Datenverarbeitungsvertrag): Anbieter muss Datenverarbeitung offenlegen und reguliert sein.
- Gibt es eine Opt-Out-Möglichkeit, dass keine Daten zum Training verwendet werden? Die sollte es unbedingt geben, vor allem bei sensiblen Informationen!
- Wo liegen die Server? Wir empfehlen EU-Standorte und vertrauenswürdige Hostingpartner, was meist die größeren Unternehmen sind.
- Achte auf Sicherheitszertifikate: ISO 27001, SOC 2, TISAX etc.
- Zugriffssteuerung wie Rollenkonzepte, SSO, Audit-Logs sind erforderlich.
- Gibt es schon KI-Nutzungsrichtlinien im Unternehmen: Was ist erlaubt und verboten? Wer genehmigt was? Sind Tools schon freigegeben? Was sind Compliance-Richtlinien?
- In sicherheitskritischen Bereichen: Führe unbedingt auch eine Risikoanalyse durch. Welche Daten werden verwendet? Welche möglichen Auswirkungen oder Risiken bestehen? Brauchen die Mitarbeitenden Schulungen?
Der 5-Minuten-KI-Check
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In 5 Minuten finden Sie heraus, wie gut Ihr Unternehmen auf die digitale Revolution mit KI vorbereitet ist.
In unserer Checkliste fragen wir 7 Bereiche ab. Vom Datenmanagement, über Prozess bis zur Sicherheit. Bleiben Sie wettbewerbsfähig!
3. Toolvergleich nach relevanten Kriterien
Im nächsten Schritt geht es um die spezifischen Use Cases und die Funktionen, die eine KI erfüllen muss. Recherchiere, welche KI-Tools es für den relevanten Anwendungsbereich auf dem Markt gibt.
Du kannst auch eine User Story Map erstellen. Das ist eine Art Landkarte deiner Use Cases. Daraus ergeben sich die Features für die KI-Technologie. Das ist ein besonders hilfreiches Tool, wenn du eine individuelle Lösung entwickeln möchtest.
Erstelle eine Liste oder Tabelle mit potenziellen KI-Tools auf dem Markt. Vergleiche Sie anhand von relevanten Kriterien:
- Funktionsumfang: Welche Features bietet das Tool?
- Anpassbarkeit: Inwiefern lässt sich die Lösung individuell anpassen?
- Datenverarbeitung: Wie werden Daten verarbeitet? Gibt es eine Opt-Out-Option?
- Sicherheitszertifikate: Wie ist das Tool zertifiziert?
- Rollenkonzepte: Gibt es eine zentrale Verwaltung? Welche Rollen lassen sich wählen?
- Schnittstellen/APIs: Ist das Tool in bestehende Systeme integrierbar?
- Sprachen: Welche Sprachen unterstützt das Tool?
- Lizenzmodelle- und preise: Welche Abrechnungsarten gibt? Wie teuer sind die Lizenzen?
- SLA & Support: Wie ist der Support gestaltet? Was brauchst du an Unterstützung?
- Anbieterwahl: Welches Unternehmen steckt hinter dem KI-Tool?
Unsere Empfehlung: Setze lieber vorerst auf stabile Plattformen mit Wachstumspotenzial, die langfristig auf dem Markt bestehen.
- Weitere individuelle Kriterien, die für deinen Anwendungsfall wichtig sind.
4. Auswahl & Pilotphase
Last but not least: Wähle das Tool aus der Liste aus, das am besten die relevanten Kriterien erfüllt. Dafür kannst du eine Bewertungsmatrix anlegen, in der du den Kriterien eine Gewichtung gibst (0-100 %). Insgesamt muss die Summe 100 ergeben.
Dann kannst du die Kriterien der Tools auf einer Skala (z.B. von 1-10, 1= unzureichend, 10= perfekt) bewerten und mit den Gewichtungen verrechnen.
Am Ende vergleichst du die Werte. Umso höher die Zahl, desto besser!
- Probiere eine Testversion für deine favorisierten Tools aus, falls es die gibt.
- Wähle das beste Tool. Das passende gibt es nicht? Dann lass eine individuelle Lösung entwickeln!
- Plane eine Pilotphase ein, in der du das Tool mit einer ausgewählten Testgruppe prüfen kannst, bevor du es flächendeckend implementierst.
- Hol dir Feedback ein und evaluiere die Testphase.
- Kann das Tool die Erwartungen erfüllen? Dann plane das Roll-Out. Ansonsten prüfe die Alternativen auf der Liste oder die Möglichkeit einer Individuallösung.
Fazit: KI-Erfolg liegt in strategischer Auswahl
KI bietet enormes Potenzial für dich und dein Unternehmen – von effizienter Text- und Bildgenerierung über automatisierte Prozesse bis hin zu datenbasierten Entscheidungen.
Doch dieses Potenzial entfaltet sich nur, wenn die Tools wirklich zum Unternehmen passen. Eine unüberlegte Wahl kann nicht nur Ressourcen verschwenden, sondern auch das Vertrauen in KI nachhaltig beschädigen.
Deshalb ist ein strukturierter Auswahlprozess entscheidend: Definiere klare Ziele, beziehe Datenschutz und Compliance frühzeitig ein, vergleiche Tools anhand relevanter Kriterien und teste sie vor dem Roll-out mit einer Pilotgruppe. So stellst du sicher, dass du eine Lösung implementierst, die echten Mehrwert bringt – heute und langfristig.
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