Digitalisierung im Unternehmen: So sichern Sie sich Ihre Zukunft

Die rasante technologische Entwicklung verändert die Zusammenarbeit in Unternehmen, Märkte, Produkte und auch Dienstleistungen grundlegend. Eins lässt sich nicht mehr abstreiten: Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie Digitalisierung mitdenken. Damit dies erfolgreich gelingt, sollten Unternehmen Chancen ergreifen und Hürden überwinden.
 
Hier erfahren Sie, welche Chancen und Herausforderungen sich für Ihr Unternehmen durch die Digitalisierung ergeben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre eigene Digitalisierungsstrategie erstellen und geben Ihnen Beispiele an die Hand, wie eine erfolgreiche Umsetzung aussieht. 

1. Definition Digitalisierung
    
2. Chancen und Herausforderungen 
    
3. Digitalisierungsstrategie in 4 Schritten erstellen
    
4. Diese 8 Erfolgsfaktoren sollten Sie berücksichtigen
    
5. Beispiele für eine erfolgreiche Umsetzung
    
6. Diese 7 Technologien sollten Sie kennen
    
7. Fazit: Digitalisierung als Changeprozess 

Definition: Digitalisierung und digitale Transformation

Es gibt unzählige Definitionen und unterschiedliche Auffassungen von "Digitalisierung". Aus technischer Sicht beschreibt die Digitalisierung die Umwandlung von analogen in digitale Werte. So werden zum Beispiel Texte, Bilder oder Töne digital aufgezeichnet, gespeichert und verarbeitet.

Der Begriff hat sich in den letzten Jahren allerdings weiter ausgedehnt. Digitalisierung gilt häufig als Synonym für Digitale Transformation.

Die digitale Transformation beschreibt aber einen tiefgreifenden Veränderungsprozess, bei dem ein Unternehmen, oder Teile davon, digital aufgestellt werden. Das kann von der Einführung einer Software bis hin zur Entwicklung von digitalen Produkten und Erweiterung des Geschäftsmodells reichen.

Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für Unternehmen

Es gibt einige versteckte Potenziale, die nicht immer mitgedacht werden, aber das Unternehmen vorantreiben. Die wichtigsten Chancen und Risiken haben wir zusammengefasst.

Die 5 größten Chancen

1. Mehr Effizienz

Durch digitale Anwendungen kann ein Unternehmen Zeit sparen. Entweder weil Prozesse vollständig automatisiert ablaufen oder weil Mitarbeiter:innen mithilfe digitaler Tools ihre Aufgaben schneller erledigen. Die neu verfügbaren Ressourcen können Sie in anderen Bereichen gewinnbringend einsetzen. 

2. Weniger Kosten 

Durch die erhöhte Effizienz sparen Sie Kosten. In der Produktion können Sie ggf. Ressourcen schonen, in dem Sie weniger Materialien verschwenden. Auch Energiekosten lassen sich mithilfe digitaler Technologien in Bürogebäuden oder Produktionsstätten reduzieren. 

3. Höherer Umsatz

Digitalisierung kann sich positiv auf den Umsatz eines Unternehmens auswirken. Entweder durch ein Angebot an digitalen Produkten, die den Umsatz ankurbeln. Oder beispielsweise mithilfe von Big Data, um die Bedürfnisse der Kund:innen besser verstehen, aufkommende Trends frühzeitig erkennen und Produkte optimieren zu können. 

4. Mehr Flexibilität

Digitale Tools bieten mehr Flexibilität. Unternehmen können schneller reagieren, digitale Prozesse lassen sich einfacher anpassen. In der Cloud sind Daten orts- sowie geräteunabhängig abrufbar. Angestellte können von überall aus arbeiten und sind nicht mehr standortgebunden.

5. Globale Vernetzung

Digitale Tools vereinfachen die Kommunikation von Teams über mehrere Standorte hinweg. Auch Kund:innen aus dem Ausland können einfach betreut werden. Mit Videokonferenz-Tools wie Microsoft Teams oder Zoom lassen sich trotz weiten Entfernungen persönliche Beziehungen aufbauen. 

Die 5 größten Herausforderungen

1. Investition

Softwareentwicklung, Schulungen und Einarbeitungszeiten. In der ersten Phase kann Digitalisierung in Unternehmen Kosten verursachen. Langfristig lohnt sich die Investition, denn die anfänglichen Ausgaben führen bereits nach kurzer Zeit zu Einsparungen und erhöhter Effizienz. 

2.  Datenschutz

Die Digitalisierung bringt eine Flut an Daten mit sich. Unternehmen müssen diese datenschutzkonform verarbeiten, um die Privatsphäre von Nutzer:innen zu schützen. Seit 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Zunehmende Rechtsunsicherheit, Mangel an geschultem Personal sowie die technische Umsetzung sind einige der damit verbundenen Herausforderungen. Glücklicherweise gibt es mittlerweile einige richtungsweisende Urteile, die Orientierung bei der Umsetzung der DSGVO bieten.  

3. IT-Sicherheit

Cyber Security ist besonders wegen der Home-Office-Optionen ein Thema. Viele IT-Sicherheitsmaßnahmen fallen in den eigenen vier Wänden weg. IT-Abteilungen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende die Sicherheitsrichtlinien verstehen und befolgen. Cyberangriffe können große Schäden verursachen und sich auf die Reputation des Unternehmens negativ auswirken. Daher braucht es Know-how und eine Strategie, was die IT-Sicherheit im Unternehmen angeht. 

4. Fehlendes Know-how

In vielen traditionellen sowie mittelständischen Unternehmen fehlt aufgrund des Fachkräftemangels qualifiziertes IT-Personal. Zudem müssen die Mitarbeiter:innen im Unternehmen auf die voranschreitende Digitalisierung vorbereitet und in neuen Technologien und Arbeitsmethoden geschult werden. Agile Arbeitsweisen beispielsweise bieten Teams mehr Flexibilität, Transparenz und Kundenfokus. Alles Aspekte, die mit der Digitalisierung an Bedeutung gewinnen.
 

5. Keine einheitliche Digitalisierungsstrategie

Auch bei der Digitalisierung ist die richtige Strategie das A und O. Denn in der digitalen Welt bestehen unendliche Möglichkeiten, bei denen Unternehmen schnell die Orientierung verlieren können. Eine langfristige sowie ganzheitliche Digitalisierungsstrategie gibt die Richtung vor und verhilft zu einer erfolgreichen Umsetzung, die alle Abteilungen des Unternehmens miteinbezieht. 

Digitalisierungsstrategie in 4 Schritten erstellen

Nahezu jedes Unternehmen braucht eine Digitalisierungsstrategie, um in der heutigen Zeit bestehen zu können. So kommen Sie in 4 Schritten zu Ihrer eigenen Digitalisierungsstrategie: 

1. Ist-Situation analysieren 

Im ersten Schritt sollten Sie sich einen Gesamtüberblick über die aktuelle Situation im Unternehmen verschaffen. Dazu eignen sich SWOT-, Wettbewerberanalysen sowie Stakeholder-Befragungen mit Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Lieferanten. Beziehen Sie alle Abteilungen des Unternehmens in den Prozess ein. 

2. Zielbild definieren

Nach der weitgehenden Analyse empfiehlt es sich den Soll-Zustand der Digitalisierung des Unternehmens zu definieren. Sie können bereits einen ersten Entwurf der Digitalisierungsstrategie erstellen, welche Sie mit der übergeordneten Unternehmensstrategie abgleichen sollte. Mit KPIs können Sie die Ziele ihrer Strategie weiter konkretisieren und der Erfolg von Maßnahmen besser bewerten. Die Formulierung von konkreten Produktvisionen geben eine erste Richtung. (In einem weiteren Beitrag haben wir zusammengefasst, welche Software ein Unternehmen braucht.) 

3. Digitale Produktentwicklungsstrategie aufstellen

Sobald Sie konkrete digitale Produkte oder Lösungen planen, sollten Sie den Nutzer in den Fokus stellen. Analysieren Sie mit Buyer Personas dessen Bedürfnisse, Probleme sowie Herausforderungen. Entlang der Customer Journey können Sie typische Anwendungsfälle als User Stories formulieren und in einer User Story Map übersichtlich darstellen. Anforderungen oder Feature-Wünsche lassen sich im Kano-Modell in Relation zur Nutzerzufriedenheit visualisieren. (Unser Angebot zu nutzerzentriertem Design und der passenden UX-Strategie)

4. Roadmap erstellen

Im letzten Schritt geht es darum, die einzelnen Maßnahmen zur Erreichung des Zielbilds zu planen und in eine zeitliche Abfolge zu bringen. OKRs helfen dabei, die Umsetzung messbar zu machen. Ressourcen, die benötigt werden, müssen geplant und die Einführung von Software oder digitalen Anwendungen sowie dessen Weiterentwicklung bedacht werden. 

Die 4 Stichpunkte sind zu wenig? Hier beschreiben wir ausführlich, wie Sie eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie entwickeln.

Diese 8 Erfolgsfaktoren von Digitalisierung sollten Sie berücksichtigen

Auf Basis der Digitalisierungsstrategie erfolgt die praktische Umsetzung. Diese 8 Erfolgsfaktoren sollten Sie beachten, damit der Digitalisierungsprozess ohne große Stolpersteine verläuft: 

1. Ganzheitlich betrachten

Viele IT-Projekte scheitern, da Digitalisierung in Unternehmen nicht ganzheitlich gesehen wird. Einige Abteilungen digitalisieren Prozesse oder führen vereinzelt Software ein. Das ist gut so, aber gewinnbringend ist die Digitalisierung nur, wenn sie langfristig auch abteilungsübergreifend stattfindet, die übergeordneten Unternehmensziele sowie Veränderungen des Marktes mit einbezieht. 

2. Ängste adressieren

Digitalisierung ist ein Changeprozess. Und Veränderungen sind oft mit Ängsten verbunden. Mitarbeiter:innen sollten frühzeitig ins Boot geholt und deren Sorgen ernst genommen werden. Denn nur wenn sich Mitarbeiter:innen trauen, Probleme offen anzusprechen und sich abgeholt fühlen, werden sie auch mitziehen und die Digitalisierungsmaßnahmen umsetzen. Veränderungsprozesse können die mentale Gesundheit beanspruchen. (Prof. Dr. Andreas Müller gibt hier Tipps, wie man die psychische Gesundheit in Unternehmen stärkt.)

3. Chancen kommunizieren

Neben Ängsten und Sorgen empfiehlt es sich auch die Chancen im Unternehmen zu kommunizieren, die die Digitalisierung mit sich bringt. Die Gründe, warum eine neue Technologie eingeführt wird und welche Vorteile sie verschafft, motivieren Mitarbeiter:innen sich den neuen Begebenheiten schneller anzupassen. 

4. Mitarbeiter:innen schulen 

Ihre Kolleg:innen sollten Sie bei der Digitalisierung nicht allein lassen. Mit Softwareschulungen sowie Workshops zu agilen Arbeitsweisen wie Scrum oder Kanban geben Sie das notwendige Wissen an die Hand, um langfristig ein digitales und agiles Unternehmen zu werden. In unserer lise Academy bieten wir Schulung rundum Agilität und Softwareentwicklung an.

5. Führungsverantwortliche als Vorbild

Der Digitalisierungsprozess ist Chefsache. Das betrifft sowohl die strategische als auch die operative Umsetzung. Digitalisierung zieht meist auch einen Wandel in der Unternehmenskultur mit sich. Führungsverantwortliche fungieren als Vorbild und sollten Mitarbeiter:innen aktiv im Veränderungsprozess begleiten. Wir haben in einem gesonderten Artikel erklärt, wie wir menschenzentrierte Führung umsetzen, um Change-Prozesse positiv zu beeinflussen.

6. Geduldig sein

Veränderung braucht Zeit. Schritt für Schritt, statt alles gleichzeitig angehen zu wollen. So lernen Sie aus den Erfahrungen der ersten Versuche und können das Wissen in weiteren Projekten einsetzen. Außerdem fühlen sich Ihre Mitarbeiter:innen nicht überfordert. Jede Woche ein neues Tool lernen oder neue Prozesse umsetzen zu müssen, kann schnell zu Stress und Frust führen. 

7. Nutzer im Fokus 

Ein entscheidendes Erfolgskriterium ist unter anderem der Nutzerfokus. Anwendende von digitalen Produkten können sowohl Kund:innen als auch Mitarbeiter:innen sein. Sie stehen bei der Entwicklung oder Einführung einer Software im Mittelpunkt. Sie sollten Bedürfnisse, Ziele sowie Herausforderungen genaustens kennen und Feedback aus Nutzersicht von Anfang an berücksichtigen.

8. Flexibel bleiben mit agilen Methoden 

Da sich die Welt im rasanten Tempo weiterentwickelt, sollten Unternehmen anpassungsfähig bleiben. Auch wenn eine langfristige Strategie nach wie vor sinnvoll ist, ist es auch wichtig schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Mit agilen Arbeitsweisen wie Scrum oder Kanban befähigen Sie Teams dazu, flexibel agieren und effizienter arbeiten zu können. 

Digitalisierung: Beispiele für eine erfolgreiche Umsetzung

Nicht nur aus den eigenen Erfahrungen, sondern auch denen der anderen lernen. Um einen ersten Einblick in die Möglichkeiten zu erhalten, welche die Digitalisierung Ihnen bietet, sind Beispiele für eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung hilfreich:

5 Beispiele für Digitalisierung im Mittelstand 

Die Digitalisierung stellt mittelständische Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Denn häufig herrscht ein Mangel an IT-Fachkräften. Daher empfiehlt es sich, mit externen Partnern zusammenzuarbeiten. Zudem zeichnet sich der deutsche Mittelstand durch Vielfalt und Individualität aus. Standard-Lösungen greifen nicht.

Mit Individualsoftware hingegen können sich Unternehmen einen entscheidenden Vorteil gegenüber ihrer Konkurrenz verschaffen. 

Wie Digitalisierung im Mittelstand konkret aussehen kann:  

So kann Digitalisierung in der Energiewirtschaft aussehen

Die Wuppertaler Stadtwerke GmbH versorgt 350.000 Einwohner in der Region mit Energie und Dienstleistungen. Mit der lise GmbH als Partner entwickelte der kommunale Konzern eine innovative Plattform „Tal.Markt“, mit dem sich Kund:innen ihren Ökö-Strom individuell zusammenstellen können. Sie wählen aus einzelnen Erzeugern der Nachbarschaft wie Photovoltaik, Wind- sowie Wasserkraft und können die Zusammenstellung innerhalb von 15 Minuten anpassen. 

Der Service ist weltweit einmalig. Die lise GmbH entwickelte die Anwendung innerhalb von 6 Monaten. Die Wuppertaler Stadtwerke haben die Plattform zeitnah in Betrieb genommen, woraufhin eine überwältigende Resonanz folgte: zufriedene Nutzer:innen sowie eine Auszeichnung für den ersten Platz im Bereich Kundenservice. In einem separaten Beitrag erfahren Sie mehr über den Business Case.

Diese 7 Technologien sollten Sie kennen

In den letzten Jahren haben sich einige technologischen Trends aufgetan, die immer mehr an Bedeutung gewinnen und Sie daher unbedingt kennen sollten: 

1. Cloud Computing

Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud Computing, Die Daten eines Nutzers bzw. Unternehmens werden online auf einer digitalen Wolke gespeichert, der Cloud. Über einen Webbrowser können Nutzer:innen von überall aus auf die Daten zugreifen. Bekannte externe Cloud-Anbieter sind z.B. Microsoft Azure oder Microsoft 365.

Im Gegensatz zu On-Premise-Lösungen, bei denen die Daten lokal auf dem unternehmenseigenen Server gespeichert werden, bieten Cloud-Anwendungen mehr Flexibilität. Sie sind einfacher skalierbar über mehrere Standorte hinweg und langfristig kosteneffizienter, da weniger Wartungsarbeiten anfallen. 

2. Big Data

Fast überall im Internet oder mit der Anwendung digitaler Technologien entsteht eine große Menge an Daten. Unternehmen können diese Daten vorteilhaft nutzen. So können z.B. App-Entwickler das Nutzerverhalten in der App analysieren und dadurch die Anwendung verbessern.

Produktionsstätten können Maschinendaten auslesen und damit die Prozesse unter Berücksichtigung von Rüstzeiten oder möglichen Ausfällen besser aufeinander abstimmen. Kritisch gesehen wird der Eingriff in die Privatsphäre von Anwendenden. Gesetze wie das DSVGO sollen dem entgegenwirken und die Daten von Nutzer:innen schützen. 

3. Virtual Reality

Virtual Reality ist eine computergenerierte Wirklichkeit mit 3D-Bild und Ton. Das Medium kann dabei eine VR-Brille, Großbildleinwand oder ein Raum darstellen. Der Einsatz von Virtual Reality ist vielfältig.

Vom Unterhaltungssegment bis hin zu Bildungs- oder Therapiemöglichkeiten. Mit VR-Brillen lässt sich zum Beispiel die Raumplanung visualisieren oder ein virtueller Rundgang in einer Immobilie ermöglichen. Angehende Pilot:innen können an Flugsimulatoren trainieren oder Patient:innen in Therapien sich virtuell ihren Ängsten stellen.

Kritisch beäugt wird die Technologie aufgrund der erhöhten Suchtgefahr und der Flucht aus der realen Welt, vor allem im Gaming. Wie sich die Virtual-Reality-Technologie in den nächsten Jahren auf unseren Alltag sowie die Wirtschaft auswirken wird, bleibt weiterhin spannend.  

4. AI (Artificial Intelligence) 

Artificial Intelligence (AI), auf Deutsch Künstliche Intelligenz (KI), ist ein Fachbereich in der Informatik, bei dem Algorithmen Aufgaben nach dem Schema der menschlichen Intelligenz lösen. Dabei werden Daten analysiert, Muster erkannt und Schlussfolgerung getroffen.

Mit KI lassen sich Prozesse oder Teile davon automatisieren. ChatGPT, CoPilot und Google Gemini sind die bekanntesten AI-Produkte aus unserem Alltag. Unternehmen setzen die Technologie beispielsweise im Kundenservice ein, um Anfragen automatisiert zu bearbeiten und erste Lösungen ohne menschliches Zutun vorzuschlagen. Mit AI können Unternehmen effizienter arbeiten, bessere Entscheidungen treffen und Prozesse einfacher optimieren.

5. Internet of Things 

Einer der wichtigsten Technologieentwicklung des 21. Jahrhunderts ist das Internet of Things (IoT), bei der physische Gegenstände mithilfe von Sensoren, Software oder anderer Techniken übers Internet mit einer digitalen Anwendung kommunizieren. Das physische Objekt tauscht mit dem digitalen System Daten aus, die beiden Komponenten arbeiten effizient zusammen.

Aus dem alltäglichen Leben kennen wir die Technologie z.B. über vernetzte Leuchten, die Sie mit einer App dimmen oder von der Waschmaschine, die man bequem auf dem Weg nach Hause starten kann.

Einer unserer Kunden nutzt diese Technologie z. B. dafür, um mit Kamera-Sensoren Falsch- und Dauer-Parker auf Parkplätzen zu identifizieren und automatisch zu sanktionieren. So kann der moderne Parkraumbewirtschafter freie Kundenparkplätze sicherstellen und damit die Kundenzufriedenheit steigern.  

6. Predictive Maintenance

Predictive Maintenance heißt übersetzt „vorausschauende Wartung“ und ist ein Verfahren, das vorhersagt, wann Wartungen an Maschinen oder Anlagen anfallen, bevor ein Ausfall droht. Mess- sowie Produktionsdaten der Geräte werden ausgewertet und eine Prognose auf Basis des tatsächlichen Zustands berechnet. Ausfälle sowie Störungszeiten lassen sich auf diese Weise deutlich reduzieren, die Produktion wird effizienter.

7. Digitaler Zwilling

Der digitale Zwilling ist eine virtuelle Abbildung eines physischen Objekts. Die Daten des Objekts wie Messgrößen, Dichte etc. werden mit Sensoren erfasst und im virtuellen Raum detailgetreu abgebildet. Auf diese Weise lassen sich Gebäudeflächen vermessen und Grundrisse einfach erstellen. Maschinen oder Produkte können vor der Produktion unter besonderen Bedingungen getestet werden wie beispielsweise die Funktionsfähigkeit eines Flugzeugtriebwerks in der Wüste. 

Fazit: Digitalisierung als Changeprozess

IoT, Virtual Reality oder Artificial Intelligence sind nur einige der Technologien, die vor einigen Jahren oder Jahrzehnten noch unmöglich erschienen und nun Bestandteil unseres Alltags sind. Auch in der Arbeitswelt sind sie angekommen und gewinnen immer mehr an Bedeutung.

Unternehmen brauchen daher eine sinnvolle Digitalisierungsstrategie, um mit der Konkurrenz mithalten zu können. 

• Digitalisierung sollte als ganzheitlicher Changeprozess im Unternehmen verstanden werden.
• Der Prozess erfordert einen Shift der Unternehmenskultur.
• Das Führungspersonal sollte als gutes Vorbild vorangehen.
• Mitarbeiter:innen sollten frühzeitig informiert, geschult und empathisch begleitet werden.
• Mit agilen Arbeitsweisen wie Scrum und Kanban bleiben Sie im Unternehmen flexibel und können sich schnell an Veränderungen anpassen. 

Wenn Sie die Hürden der Digitalisierung erfolgreich meistern, so steht Ihnen eine vielversprechende Zukunft bevor - mehr Effizienz, höhere Umsätze sowie zufriedenere Kund:innen und Mitarbeiter:innen!

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