Der lise Blog:
Einsichten, Ansichten, Aussichten

Erfolgreich Prozesse digitalisieren in 5 Schritten

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet sowohl für Wirtschaftsbetriebe als auch Behörden zahlreiche Chancen.

Das ist kein Geheimnis mehr. Dennoch tun sich beide schwer, wenn es darum geht, ihre Abläufe zu digitalisieren. Wir sagen: Wer rechtzeitig anfängt, wappnet sich für die Zukunft.

Denn der Wettbewerb ist schnell, die Liste der Vorteile lang. Mehr Effizienz, weniger Fehler, zufriedeneres Personal, glücklichere Kunden.

Wie Sie Prozesse digitalisieren und damit Ihr Unternehmen in 5 Schritten zukunftssicher machen, erfahren Sie hier. 

 

Definition von Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung beschreibt einen komplexen Vorgang, bei dem analoge in digitale Prozesse umgewandelt werden.

In Unternehmen gibt es eine Reihe von routinierten Tätigkeiten wie z.B. die Bestellung neuer Waren, Urlaubsanträge oder Abrechnungen.

Diese Aufgaben laufen immer nach dem gleichen Schema ab. Bei der Digitalisierung geht es nun (unter anderem) darum, diese Prozesse in der digitalen Welt abzubilden, mit einer Software zu unterstützen und teilweise oder vollständig zu automatisieren.

Wichtig dabei: Prozesse 1:1 so abzubilden, wie sie in analoger Form existieren, ist nicht das Ziel. Mit den digitalen Tools können und sollten die Abläufe gleichzeitig optimiert und flexibel gestaltet werden.
 

 

6 Gründe, warum Sie Prozesse digitalisieren sollten:

Die Prozessdigitalisierung ist ein erster wichtiger Meilenstein auf dem Weg in die digitale Zukunft von Unternehmen. Darum sollte auch Ihr Unternehmen jetzt damit beginnen:

1. Mehr Effizienz

Ein entscheidender Vorteil ist die Steigerung der Produktivität. Routineaufgaben sind schneller erledigt. Einzelne Arbeitsschritte oder Prozesse können automatisiert ablaufen. Dadurch sparen Sie Zeit und gewinnen freie Kapazitäten, die Sie anderweitig einsetzen können, um den Erfolg voranzutreiben.

2. Weniger Fehler

Fehler sind menschlich. Und sie haben auch oft etwas Gutes, denn aus Fehlern lernt man. Dennoch sind sie auch mit Risiken und Verlusten verbunden. Eine Software kann Fehlerquellen frühzeitig erkennen, reduzieren, und dafür sorgen, dass Prozesse nach Vorschrift ablaufen. Ein automatisch aufgezeichnetes Fehler-Reporting hilft außerdem dabei, Änderungen systematisch zu testen und zu analysieren.   

3. Einfache Datenverarbeitung

Mit digitalen Tools lassen sich Daten einfach sammeln, archivieren und Prozesse jederzeit nachverfolgen. Die Auswertung der Daten hilft bei der Optimierung von Prozessen und deckt Verbesserungspotentiale auf.

4. Entlastung für den Mensch

Wenn Software anwendungsfreundlich und intuitiv gestaltet ist, gelingt die Umgewöhnung meist schnell und ohne große Hürden. Prozessdigitalisierung spart den Mitarbeiter:innen Zeit, Nerven und entlasten sie bei ihrer Arbeit.

5. Zufriedenere Kund:innen

Prozessdigitalisierung ermöglicht einen besseren Service, ein qualitativeres Produkt oder schnellere Lieferungen. Das macht auch die Kund:innen glücklich. Daher steigert Prozessdigitalisierung die Kundenzufriedenheit im Unternehmen.

6. Wettbewerbsfähigkeit

Der Wettbewerb schläft nicht. Um auf dem Markt bestehen zu können, müssen Unternehmen mitziehen. Ansonsten werden sie schnell von ihren Mitstreitern überholt. Daher ist Prozessdigitalisierung langfristig notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

 

Prozesse digitalisieren: So geht‘s  

So machen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen digital:
 

1. Identifizieren

Der erste Schritt ist, eine Liste mit Prozessen anzufertigen, die digitalisiert werden sollen. Sie können die einzelnen Abteilungen befragen und darum bitten, alle Routineaufgaben zusammenzutragen. Wie relevant die einzelnen Prozesse für das Digitalisierungsprojekt sind, können Sie anschließend bewerten.

Dafür eignet sich eine Kosten-Nutzen-Analyse oder auch der herrschende Digitalisierungsgrad, wenn Teile der Prozesse bereits digital sind. Stellen Sie sich dabei auch die Frage, ob sich eine Standardsoftware oder Individualsoftware für die Abbildung der Prozesse eignet.
 

2. Priorisieren

Auf Basis der Bewertungen aus Schritt 1 können Sie die Liste sortieren. Dabei sollte der Nutzen für das gesamte Unternehmen sowie die Unternehmensziele berücksichtigt werden.

Da sich wahrscheinlich nicht alles gleichzeitig digitalisieren lässt, starten Sie mit dem Prozess, der Ihnen kurz- bis mittelfristig den größten Mehrwert bietet.
 

3. Planen

Nun geht es darum, sich den Prozess näher anzuschauen. Handelt es sich um eine administrative Tätigkeit, die sich so oder so ähnlich in vielen Unternehmen wiederfindet, könnte es bereits eine Standardsoftware auf dem Markt geben.

Möchten Sie hingegen einen unternehmensspezifischen Prozess digitalisieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, sollten Sie eine individuelle Entwicklung anstreben.

Recherchieren Sie, informieren Sie sich, ob es für Ihre Prozesse bereits Lösungen gibt und wählen Sie den richtigen Partner aus. Ein grober Zeitplan sowie das Budget sollten ebenso definiert werden.
 

4. Umsetzen

Sobald Sie sich für eine Standardsoftware oder die Entwicklung einer Individualsoftware entschieden haben, geht es in die Umsetzung.

Bei einer Standardsoftware ist dies die Phase der Implementierung sowie Schulung der Mitarbeiter:innen. Das Ziel ist es, die Software in die bestehende Infrastruktur zu integrieren, den Nutzer:innen bereitzustellen und sie dazu zu befähigen, mit der Software arbeiten zu können.

Eine Individualsoftware wird in der Umsetzungsphase entwickelt und eingeführt.

Liegt eine Prozessbeschreibung bereits vor, sollte diese vor der Entwicklung unter die Lupe genommen werden. Meist lassen sich Prozesse noch optimieren, einzelne Schritte fallen ggf. weg oder können automatisiert werden.

Um einen Prozess zu veranschaulichen und die Anforderungen an eine Software zu spezifizieren, eignet sich die User Story Mapping Methode oder das Event Storming (besonders bei stark Prozess-getriebenen Anwendungen).

Wir machen mit unseren Kund:innen zu Beginn eines Projekts einen Workshop, in dem wir gemeinsam eine User Story Map oder ein Event Storming erstellen.

Anschließend wird die Software in 1- bis 2-wöchigen Sprints entwickelt. So kann Feedback aus Nutzersicht frühzeitig berücksichtigt und eine Software mit höchstem Nutzen entwickelt werden, die genau den jeweiligen Anwendungsfall abdeckt.

Eine erste funktionsfähige Version der Software steht nach wenigen Wochen oder Monaten für den Einsatz im Unternehmen bereit.
 

5. Optimieren

Die Welt steht nicht still. So ist es auch bei der Prozessoptimierung. Nach der Entwicklung und Einführung können Prozesse und Software weiter optimiert werden.

Wenn sich Anforderungen und Begebenheiten ändern, ist Flexibilität gefragt. Die agile Softwareentwicklung ermöglicht jederzeit auf Veränderungen eingehen zu können.

Ist die Digitalisierung eines Prozesses weitgehend abgeschlossen, so können Sie sich den weiteren Punkten auf Ihrer priorisierten Liste widmen. So digitalisieren Sie Schritt für Schritt alle Prozesse im Unternehmen!

 

Welche Prozesse lassen sich digitalisieren?  

1. Administrative Tätigkeiten  

Nahezu jeder analoge Prozess lässt sich digital abbilden oder zumindest unterstützen.

Administrative Tätigkeiten wie Buchhaltung, Personal- oder Dokumentenmanagement, werden häufig mit Standardsoftware abgedeckt, da der Ablauf in vielen Unternehmen gleich ist.

Bekannte Beispiele sind DATEV, SAP oder ganz klassisch Microsoft Office. Aber auch hier gibt es in Unternehmen individuelle Prozesse, weshalb auch die Entwicklung einer Individualsoftware erwägt werden sollte.

2. Unternehmensspezifische Prozesse 

Für die Digitalisierung prädestiniert sind firmeneigene Prozesse. Gerade, wenn sie das Kerngeschäft betreffen. Aber auch Prozesse bei neu entwickelten, digitalen Produkten, mit denen Sie neue Märkte erschließen wollen. Schließlich tragen diese entschieden zum Wachstum bei. Steigern Sie hier den Effizienzgrad, wirkt sich da direkt positiv auf Ihre Unternehmensziele aus.

Damit kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil generiert werden. Bereiche, in denen Kernprozesse digitalisiert werden können, sind zum Beispiel Projektmanagement, Kundenservice oder Produktion.
 

 

Was ist Camunda und wann ist der Einsatz sinnvoll?  

Camunda BPM ist ein Workflow-Management-System, mit dem Sie Prozesse visualisieren und automatisieren können. Mit Camunda werden Prozesse als Workflow-Diagramm einfach und übersichtlich dargestellt.

Die Anwendung versetzt Sie in die Lage, komplexe Prozesse modular abzubilden. So lassen sich Abläufe in Unternehmen wirklich digitalisieren, anstatt analoge Abläufe bloß digital anzustreichen.

Die einzelnen Schritte können mit anderen Anwendungen über Schnittstellen verbunden und automatisch ausgeführt werden.
 


Dabei können strukturierte, standardisierte Arbeitsabläufe wie z.B. die Kündigung eines Mobilfunkvertrags abgebildet werden. Aber auch Prozesse, die sich von Fall zu Fall unterscheiden, wie etwa Supportanfragen im Callcenter oder die Modellierung von Geschäftsentscheidungen.

Vor allem bei komplexen Prozessen, die häufig Änderungen ausgesetzt sind, profitieren Sie von den Vorteilen der Software. Jegliche Änderungen im Prozess lassen sich flexibel umsetzen.

Camunda bietet darüber hinaus zahlreiche Schnittstellenoptionen. Das Tool kann nahtlos in jede Infrastruktur integriert und an Ihre Systeme wie CRM, ERP oder Telefonanlagen angebunden werden. (Alle weiteren Vorteile von Camunda haben wir hier aufgeschrieben.)

 

Fazit: Prozessdigitalisierung ist komplex, aber lohnt sich

Die Digitalisierung schreitet weiter voran. Administrative Routinearbeiten sowie unternehmenseigene Prozesse zu digitalisieren ist ein erster wichtiger Schritt.
Prozessdigitalisierung steigert die Produktivität im Unternehmen, reduziert Fehler und bietet Mehrwert für Mitarbeiter:innen und/oder Kund:innen.
Prozessdigitalisierung erfolgt in 5 Schritten: Identifizieren, Priorisieren, Planen, Umsetzen und Optimieren.
Camunda ist ein Workflow-Management-System, mit dem sich vor allem komplexe sowie fluktuierende Prozesse darstellen und automatisieren lassen.

 

Sie möchten Ihr Unternehmen mit Prozessdigitalisierung zukunftsfähig machen? Wir sind gerne für Sie da und freuen uns auf Ihre Anfrage!

Ich möchte eine kostenlose Erstberatung!

 

 

 

Diesen Artikel weiterempfehlen

 Teilen  Teilen  Teilen  Teilen