Erfolgreiche Scrum Meetings - so geht's
Scrum Meetings gehören zu den wenigen, aber wichtigen Regeln im Scrum Framework.
Innerhalb dessen bilden sie die Basis für die Zusammenarbeit agiler Teams. Und im Gegensatz zu manch anderen Meetings, die besser als E-Mail funktioniert hätten, kommt es hier wirklich auf den Austausch von Angesicht zu Angesicht an. So werden die Prozesse erst effizient – daher sind sie für den Erfolg von Scrum Teams unerlässlich.
Und aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir: Scrum klingt in der Theorie einfach, lässt sich in der Praxis aber manchmal gar nicht so leicht umsetzen.
Deshalb geben wir dir einen kompletten Leitfaden an die Hand, um dir die Arbeit zu erleichtern und die fünf Scrum Meetings so zu gestalten, dass sie echten Mehrwert stiften.
Inhalt:
Definition von Scrum Meetings: Basis der Zusammenarbeit
Bei Scrum erfolgt die Softwareentwicklung in sogenannten „Sprints“. Die einzelnen Sprints sind in der Regel 1-2 Wochen lang und wiederholen sich so lange, bis das Projekt abgeschlossen oder das Produkt fertig ist.
Die Sprints folgen immer dem gleichen Ablauf. Scrum Meetings sind dabei der Rahmen dieses Prozesses.
Eine der wichtigsten Regeln bei Scrum ist, dass das Team sich selbst organisiert und eigenverantwortlich handelt. Die Meetings sind daher für die Absprache im Team elementar, um:
Gemeinsame Entscheidungen zu treffen
Aufgaben zu priorisieren
Das Team zu organisieren und Aufgaben zu verteilen
Die Zusammenarbeit zu optimieren.
Ganz nach dem Prinzip der Agilität kann das Team auf diese Weise flexibel und spontan auf Veränderungen reagieren.
Das sind die 5 Scrum Meetings:
1. Sprint Planning
An Anfang des Sprints findet ein Sprint Planning statt, das als eine Art Kick-Off fungiert. Das Scrum Team definiert hier den Scope (= Umfang) des Sprints, also das Warum, Was, und Wie. Am Ende des Plannings sollen die Aufgaben in sogenannten "Tickets" oder "Backlog Items" formuliert und im Sprint Backlog festgehalten werden. Dabei wird das Sprint Planning meist in mehreren Meetings abgehalten.
Wir bei der lise gehen wir folgt vor: Im Sprint Planning 0 klärt der Product Owner das Warum und unterbreitet einen Vorschlag für das Sprintziel. (Die speziellen Aufgaben eines Product Owners beschreiben wir hier nochmal gesondert.)
Der Vorschlag wird besprochen und das Sprintziel definiert, auf das sich jede:r Teilnehmer:in committet. Im Sprint Planning 1 füllt und priorisiert das Team das Sprint Backlog mit den Backlog Items.
Das Sprint Planning 2 dient dazu, die Umsetzung zu besprechen. Die Developer legen Unteraufgaben fest und klären Abhängigkeiten unter den Tickets.
2. Daily Scrum (auch genannt: Daily Standup)
Das Daily ist ein täglich stattfindendes, maximal 15-minütiges Meeting, in dem das Scrum Team die Fortschritte des Sprints sowie die anstehenden Aufgaben des Tages bespricht.
Das Meeting findet immer zur gleichen Uhrzeit und am selben Ort statt. Bei remote arbeitenden Teams ist der gleichbleibende Chatkanal der Ort für das Meeting. Es dient in erster Linie dazu, dass sich die Developer untereinander abstimmen können. Der Scrum Master sorgt für den Rahmen des Meetings. Der Product Owner nimmt optional am Daily teil. Durch den täglichen Austausch verbessert das Scrum Team die Zusammenarbeit, erkennt frühzeitig Hindernisse und stellt das Erreichen des Sprintziels sicher.
3. Backlog Refinement
Backlog Refinement bedeutet, dass das Scrum Team das Product Backlog kontinuierlich weiterentwickelt. Dieser Prozess findet fortlaufend im Sprint statt.
Auch wenn der Scrum-Guide kein Meeting vorsieht, hat sich ein Termin zur Absprache im Team bei uns bewährt. Im Product Backlog werden die Anforderungen an das Produkt in kleine Aufgabenpakete unterteilt, den sogenannten „Items“ oder „Tickets“.
Im Backlog Refinement spezifiziert das Scrum Team die Tickets, passt die Anforderungen an oder fügt neue Items hinzu. Der Hüter des Product Backlogs ist der Product Owner.
Gemeinsam mit den Developern arbeitet er oder sie die Tickets heraus und passt das Backlog an.
4. Sprint Review
Das Sprint Review Meeting findet am letzten Tag des Sprints statt. Hier präsentiert das Scrum Team den Stakeholdern das Sprintergebnis.
Zusammen bewerten sie die geleistete Arbeit, bestimmen den Anpassungsbedarf und legen die nächsten Schritte fest. Das Product Backlog wird ggf. angepasst und damit die Grundlage für das nächste Planning geschaffen.
Dieses Meeting ist elementar für die Arbeit im Scrum Team. Durch das regelmäßige Feedback werden die Fortschritte transparent gemacht, Hindernisse frühzeitig erkannt, Fehler eliminiert, Änderungen berücksichtigt.
Das Ergebnis ist ein Produkt, das wirklich seinen Zweck erfüllt und den Anwendenden den größten Nutzen bietet.
5. Retrospektive
Auf das Sprint Review folgt die Retrospektive, in dem das Scrum Team die Zusammenarbeit des letzten Sprints reflektiert. Anders als im Review, geht es nicht um das Produkt, sondern um die Prozesse und die Kommunikation im Team.
Die Basis ist ein offener und ehrlicher Austausch. Das Team bewertet, was im letzten Sprint gut lief und welche Punkte noch Verbesserungsbedarf haben. Konflikte sowie Missverständnisse werden aus dem Weg geräumt.
Gemeinsam sucht das Team nach Lösungen und Verbesserungsmaßnahmen für den anstehenden Sprint. Das Ziel ist es, aus vergangenen Erfahrungen zu lernen und die zukünftige Zusammenarbeit zu verbessern.
Alles auf einen Blick: Scrum Meetings Quick Guide
Fünf wichtige Tipps für Scrum Meetings
1. Ziel fokussieren
Zielfokussierung gehört im Scrum zu den wichtigsten Prinzipien. Aus gutem Grund, denn zielorientiertes Handeln führt zu mehr Effizienz, was dich wiederum schneller ans Produktziel bringt. Das gilt auch für die Scrum Meetings. Jedes Event erfüllt einen bestimmten Zweck.
Daher solltest du dir das Ziel des Meetings immer vor Augen führen. Setze die Schwerpunkte so, dass sie wirklich auf das Ziel einzahlen. Und lass alles andere weg oder bespreche es mit den Verantwortlichen im Nachgang.
2. Timebox einhalten
Timeboxing ist im Scrum ein fester Zeitrahmen, der die Dauer des Sprints und der Meetings festlegt. Wenn du als Scrum Master fungierst, bist du Wächter der Zeit.
Das heißt: Du sorgst dafür, dass das Meeting die vorgeschriebene Dauer nicht überschreitet. Aber auch als Developer oder Product Owner solltest du die Zeiten stets im Blick halten.
Das verhindert Trödeln, ausschweifende Diskussionen und rückt das Wesentliche in den Fokus.
3. Richtig vorbereiten
Aufgrund der zeitlichen Begrenzung solltest du dich unbedingt vorbereiten. So weißt du im Meeting, welche Punkte du anbringen möchtest. Du konzentrierst dich auf die wichtigen Aspekte, stellst relevante Fragen oder suchst gezielt nach Unterstützung.
Für die Vorbereitung kannst du unsere Übersicht und den Quick-Guide oben nutzen. Damit hast du alles Wissenswerte auf einem Blick und kennst deine Aufgaben ganz genau.
4. Rolle im Scrum beachten
Als Developer, Scrum Master oder Product Owner hast du in den Meetings eine bestimmte Funktion zu erfüllen. Die strikte Verteilung der Verantwortlichkeiten sorgt für mehr Klarheit.
Entscheidungen lassen sich leichter treffen und Diskussionen beschränken sich auf den Inhalt.
Auch wenn es mal verlockend sein kann, in eine andere Rolle zu schlüpfen: Mach dir klar, was deine Aufgaben im Meeting sind, und halte dich daran. In unserem Quick-Guide erfährst du, was du in deiner Rolle beachten musst.
5. Offen kommunizieren
Offene Kommunikation ist eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit im Scrum Team. Ohne den ehrlichen Austausch können auch trotz Scrum suboptimale Ergebnisse erzielt werden.
Gerade im Review und in der Retrospektive ist ehrliches Feedback wichtig, dazu gehört auch Kritik. Es geht darum, Konflikte anzusprechen, konstruktiv zu lösen und Missverständnisse aufzudecken.
Dabei sollte jede:r im Team ernst genommen und Schuldzuweisungen vermieden werden.
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Fazit: Die Meetings rahmen den Scrum Prozess ein
Die Meetings bilden den Rahmen für den Scrum Prozess und unterstützen dabei, ein wertvolles Produkt zu entwickeln:
Im Backlog Refinement wird das Product Backlog genauer spezifiert.Im Sprint Planning definiert das Team das Sprintziel, befüllt das Sprint Backlog mit Items und bespricht die Umsetzung.Das Daily dient dem täglichen Austausch und stellt das Erreichen des Sprintziels sicher.Im Sprint Review holt sich das Team Feedback zum Produktinkrement ein.In der Retrospektive wird die Teamzusammenarbeit besprochen.
Die zeitliche Begrenzung und genaue Zieldefinition der Meetings sowie die klare Rollenverteilung im Team sorgen für eine effiziente Durchführung. Ein offener und ehrlicher Austausch ist die Grundlage.
Halten sich alle Teammitglieder an die Regeln, steht dem Team- und Produkterfolg nichts mehr im Wege.
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