Prozesse darstellen: So steigerst du die Effizienz bei wiederholenden Arbeitsschritten

Prozessvisualisierungen sind wie Montageanleitungen. Wer es schon ohne versucht hat, der weiß:

Am Ende steht der Schrank krumm und schief. Man weiß nicht, wofür die übrig gebliebenen Schrauben sind und nimmt zum Schluss doch die Anleitung in die Hand. 

So ist es auch bei Prozessvisualisierungen.

Wenn Unternehmen Prozesse darstellen, etablieren sie ein einheitliches Vorgehen. Mitarbeitende machen weniger Fehler und arbeiten schneller.

Sei es die Bearbeitung von Aufträgen, die Abwicklung von Bestellungen oder das Onboarding neuer Kolleg:innen. Wie du Prozesse darstellen und damit standardisieren kannst, lernst du hier. Du bekommst einen ersten Überblick und erste Impulse an die Hand.

1. Was wir von den Japaner:innen lernen
2. Was ist Prozessvisualisierung?
3. Die 7 Vorteile der Prozessvisualisierung
4. Welche Prozesse kannst du visualisieren?
5. Welche Prozessdiagramme gibt es?
6. 4 Methoden zur Prozessmodellierung
7. In 7 Schritten Prozesse darstellen
8. Welche Software für Prozessvisualisierung?
9. Fazit: Prozessvisualisierung treibt Effizienz an

Good to know: In Zukunft wird natürlich die datengetriebene Prozessanalyse der Goldstandard sein, um Prozesse zu optimieren und automatisieren. Dazu gibt es auch bald einen Blog-Beitrag von uns. Abonniere einfach unseren Newsletter unten, um nichts zu verpassen!

Was wir von den Japaner:innen lernen

Japan in den 50er-Jahren. Kurz nach dem Zweiten Weltkrieg stehen viele japanische Unternehmen vor einer Krise. Darunter auch Toyota. Das Unternehmen braucht neue Strategien, um sich gegenüber den westlichen Automobilherstellern zu behaupten.

Taichi Ohno entwickelt im Toyota-Haus einen neuen Prozess, um Fahrzeuge ressourcenschonend zu produzieren. Das Konzept besteht aus neuen Herangehensweisen wie beispielsweise dem Kanban-System, bei dem die Mitarbeitenden den Produktionsstatus mit Karten visualisieren. Die Grundlage dafür: Prozessvisualisierung. 

Durch die neuen Vorgehensweisen kann das Team schneller arbeiten, Bottlenecks beseitigen. Es reduziert Kosten und setzt sich letztendlich in der Automobilbranche durch.

Heute gehört das Unternehmen zu den Marktführern. Mit fast 10,5 Millionen verkauften Fahrzeugen belegte Toyota 2022 den ersten Platz unter den Automobilherstellern. Damit liegt der japanische Autobauer noch vor dem VW-Konzern, der knapp 8,3 Mio. Stück absetzte.

Das Toyota-Produktionssystem (TPS) ist heute bekannt als Ursprung des Lean Managements. Die Methode erfreut sich weltweit großer Popularität. 

Was lernen wir aus der Geschichte? Prozessoptimierung bietet Chancen. Der Wettbewerb in Zeiten von Digitalisierung und Globalisierung steigt.

Du kannst dir gegenüber Mitstreitern einen Vorteil verschaffen, wenn du Prozesse effizienter gestaltest. Du kannst Ressourcen sparen, Lücken im Prozess aufdecken, Kunden schneller beliefern und damit die Zufriedenheit steigern. Um Prozesse im Unternehmen zu optimieren, bedarf es der Prozessvisualisierung. 

Was ist Prozessvisualisierung? 

Die Prozessvisualisierung (auch genannt Prozessmodellierung) bezeichnet den Vorgang Geschäftsprozesse grafisch darzustellen. Du kannst in einem Diagramm einzelne Arbeitsschritte, Stationen und Entscheidungswege abbilden.

Das Ziel dabei: Das Vorgehen sowie alle Faktoren visuell verständlich machen. Damit Mitarbeitende den Prozess kennen, umsetzen und optimieren. Auch kannst du auf Grundlage einer Prozessvisualisierung Prozesse digitalisieren.

Die 7 Vorteile der Prozessvisualisierung

1. Kundenzufriedenheit steigern

Bessere Prozesse sorgen für glücklichere Kunden. Du kannst schneller liefern und Kund:innen besser in ihren Bedürfnissen abholen.

2. Zusammenarbeit verbessern

Die Vorgehensweise ist einheitlich, für alle verständlich und Mitarbeitende können sie einfacher kommunizieren oder weitergeben.

3. Mitarbeitende einarbeiten

Neue Mitarbeiter:innen können anhand der Grafiken Abläufe schneller verstehen und direkt umsetzen.

4. Fehler reduzieren

Wenn alle den genauen Ablauf kennen und auf die Darstellung jederzeit zugreifen können, passieren weniger Fehler. 

5. Prozesse verbessern

Du kannst Probleme leichter identifizieren und Prozesse so umgestalten, dass sie effizienter sind. 

6. Prozesse automatisieren

Auf Basis der Prozessvisualisierung kannst du eine individuelle Software entwickeln lassen. Ganze Prozesse oder Teile davon lassen sich automatisieren. So kannst du Skalierbarkeit und Effizienz in deinem Unternehmen in die Höhe treiben.

7. Effizienz steigern

Alles in allem führt Prozessvisualisierung dazu, dass Mitarbeitende schneller arbeiten und weniger Fehler machen. Sie sparen Zeit, weil sie wissen, was zu tun ist und etablieren Routinen. Sie halten sich an den vorgegebenen Prozess, der bestenfalls bereits auf Effizienz optimiert ist. 

Welche Prozesse kannst du visualisieren? 

Nahezu alle Arbeitsvorgänge, die sich ständig wiederholen und einem gleichen Muster folgen. In fast allen Abteilungen lassen sich Prozesse definieren. Von Strategie, Marketing, HR und Support bis hin zur Produktion und Logistik.

Einige Beispiele sind: 

• Bearbeitung von Kundenanfragen
• Abwicklung von Bestellungen
• Fertigung von Produkten
• Recruiting- und Bewerbungsverfahren
• Angebotserstellung und Vertragsverhandlungen
• Newsletter-Versand und Blogbeiträge

Du kannst aber auch interne Strukturen (z.B. Entscheidungswege in Abteilungen) oder das Vorgehen in einem langfristigen Projekt (z.B. ein Rebranding) abbilden. 

Welche Prozessdiagramme gibt es? 

Es gibt verschiedene Diagrammtypen, um Prozesse vereinfacht darzustellen. Einige davon sind perfekt dafür geeignet, einzelne Arbeitsschritte oder Entscheidungsmöglichkeiten abzubilden und bieten eine erste Orientierung (für komplexere Darstellung siehe unten).

1. Flussdiagramm

Vor allem praktisch, um Workflows abzubilden:

2. Entscheidungsbaum

unterstützt beim Entscheidungsprozess:

3. Prozesstabelle

für detailliertere Informationen:

4. Gantt Chart

zwar keine Prozessdarstellung im klassischen Sinne, aber praktisch um langfristige Projekte abzubilden:

5. Organigramm

auch das Organigramm bildet nicht direkt einen Prozess ab, gibt aber Auskunft zu Abteilungen, Teams und Hierarchien. Diese Informationen können für Geschäftsprozesse relevant sein: 
 

4 Methoden zur Prozessmodellierung 

Neben den klassischen Diagrammen gibt es Methoden zur Prozessmodellierung. Sie eignen sich besonders gut für komplexere Prozesse, da sie noch mehr Optionen zur Darstellung bieten.

Mit ihnen kannst du detailliertere Informationen und Zusammenhänge abbilden. Sie schaffen eine optimale Grundlage, um Prozesse im nächsten Step zu optimieren. 

1.    Prozesslandkarte: 

Mit einer Prozesslandkarte hast du alle Prozesse deines Unternehmens oder deiner Abteilung auf einen Blick. Du kannst Zusammenhänge zwischen den Abläufen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen abbilden. Abhängigkeiten lassen sich schnell erkennen und Prozesse besser im Gesamtkontext steuern.
 

2. Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK):  

EPK ist eine Methode, mit der du komplexere Prozesse abbilden kannst. Es ist ein erweitertes Flussdiagramm mit drei unterschiedlichen Elementen: Ereignisse (Ovale), Aktivitäten (Rechtecke) und Verbindungspfeilen. Ein Prozess wird immer von einem Ereignis ausgelöst.  
 
Für einen Support-Prozess könnte das wie folgt aussehen: Der Eingang einer Kundenanfrage stößt einen Bearbeitungsprozess an. Daraufhin folgen manuelle sowie automatische Aktivitäten, z.B. die Kategorisierung der E-Mail durch einen Supportmitarbeiter oder der automatisierte Versand einer Standard-E-Mail.

Die Verbindungspfeile zwischen den Elementen geben die Richtung vor. Sie zeigen Bedingungen auf wie bspw. ob zwei Ereignisse oder nur eins davon für den nächsten Schritt gegeben sein müssen.

Zum Schluss endet der Prozess wieder mit einem Ereignis: Wenn der Kunde mit der Lösung zufrieden ist, gilt der Vorgang als abgeschlossen. 
 
 

EPK findet in der Softwareentwicklung Anwendung. Es schafft einen Überblick über Aufgaben, Reihenfolgen und Bedingungen. Für die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen eignet sich die BPMN-Methode noch besser.

3. Business Process Model and Notation (BPMN)

Das BPMN ähnelt dem EPK-Modell, bietet allerdings mehr Visualisierungsmöglichkeiten. Es gibt weitere Elemente wie Gateways (Verzweigungen), Artefakte, Daten und Teilnehmer.

Auch Ereignisse und Aktivitäten kannst du weiter spezifizieren. Prozessschritte lassen sich sehr detailliert beschreiben, Rollen und Verantwortlichkeiten übersichtlich darstellen.

Daraufhin kannst du die Prozesse genauer analysieren und Optimierungsmöglichkeiten ausfindig machen. Aufgrund des Umfangs eignet sich das Modell bestens für sehr komplexe Prozesse.

BPMN wird häufig in der Softwareentwicklung eingesetzt. Mit Tools wie Camunda kannst du Modelle erstellen und Prozessschritte automatisieren.

Camunda bietet viele Vorteile, ist aber auch anspruchsvoll. Bei Schnittstellen und Automatisierungen können Entwickler:innen, dir den Code schreiben und individuelle Funktionen entwickeln. 

4. ARIS (Architecture of Integrated Information Systems)

ARIS ist ein umfassendes Modellierungsframework, mit dem du Unternehmensprozesse ganzheitlich abbilden kannst. Es geht dabei nicht nur um Abläufe, sondern auch um Organisation, Daten, Funktionen und IT-Systeme.

Mit ARIS kannst du Prozesse strukturiert zerlegen – von der groben Übersicht bis zur detaillierten Aktivität. Modelle wie EPK oder BPMN lassen sich darin flexibel nutzen, ergänzt durch weitere Diagrammarten für z. B. Rollen, Systemarchitektur oder Datenflüsse.

Besonders hilfreich ist ARIS, wenn du Prozesse nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel mit Verantwortlichkeiten, Anwendungen und Datenquellen verstehen willst. Dadurch lassen sich gezielt Schwachstellen analysieren und Optimierungspotenziale erkennen.

In größeren Organisationen kommt ARIS oft zum Einsatz, um Prozesse unternehmensweit zu standardisieren. Tools wie das ARIS Toolset bieten dafür viele Funktionen. Der Einstieg erfordert etwas Einarbeitung, dafür ermöglicht ARIS eine professionelle, skalierbare Prozesslandschaft.

Prozesse darstellen in 7 Schritten

1. Ziele definieren

Zu Beginn ist es sinnvoll, Ziele zu bestimmen. Was genau möchtest du mit der Prozessvisualisierung erreichen? Kommt es immer wieder zu Produktionsfehlern, die du vermeiden möchtest? Oder möchtest du den Prozess beschleunigen, um Lieferzeiten zu verringern? Hakt es bei der Übergabe an andere Abteilungen und wichtige Informationen gehen verloren?

Wenn du den genauen Grund kennst, fällt es dir einfacher, die passende Darstellungsform zu wählen.

2. Prozesse auswählen

Auf Basis deiner Ziele bestimmt du die relevanten Prozesse, die zu visualisieren sind. Eine Prozesslandkarte kann dabei helfen, sich einen Überblick zu verschaffen. Nun kannst du priorisieren und den Prozess auswählen, den du als Erstes angehen möchtest.

3. Alle Informationen auflisten

Im nächsten Schritt schaust du dir den Prozess näher an. Du kannst alle verfügbaren Daten zum Vorgehen sammeln. Am besten fragst du auch Kolleg:innen, andere involvierte Abteilungen, Stakeholder oder Kund:innen. 

Welche Arbeitsschritte sind im Prozess zu befolgen? Gibt es unterschiedliche Szenarien oder Ausnahmefälle? Wie sehen die internen und externen Schnittstellen aus? Wer ist für was verantwortlich? Gibt es eine Datenbasis oder Messungen, auf die der Prozess beruht? Gibt es Abhängigkeiten zwischen einzelnen Faktoren? Was ist der Auslöser und das Endziel des Prozesses?

4. Visualisieren

Nun kannst du die Informationen zum Prozess chronologisch sortieren. Zusammenhängende Faktoren kannst du ggf. clustern. Wähle ein passendes Diagramm oder Modell aus.

Wichtig ist, dass die Darstellung zu deinen Zielen passt. Wenn du einen komplexen Prozess mit Verantwortlichkeiten und verschiedenen Entscheidungsoptionen abbilden möchtest, ist das BPMN-Modell oder ARIS eine gute Wahl.

Es eignet sich auch besonders gut für eine anschließende Prozessoptimierung, da es alle Faktoren und Zusammenhänge visualisiert. Geht es dir mehr um eine einfache Darstellung des Prozesses, darum das Verständnis und die Kommunikation zu fördern? Dann kannst du auch auf ein einfaches Flussdiagramm zurückgreifen.

Wenn du die Entscheidungsfindung erleichtern möchtest, so kannst du mit einem Entscheidungsbaum arbeiten.

Mit digitalen Tools kannst du Prozessdiagramme einfach abbilden. Dazu weiter unten mehr.

Übertrage die gesammelten Informationen in die ausgewählte Darstellungsform. Erstelle und beschrifte die einzelnen Elemente. Bringen Sie in die richtige Reihenfolge und ergänze ggf. weitere Informationen. 

5. Prüfen und Optimieren

Zum Schluss überprüfst du, ob der Prozess vollständig ist. Hast du alle Faktoren berücksichtigt? Sind alle Elemente verständlich? Du kannst dir auch gerne Feedback von Kolleg:innen einholen. Wenn du sicher bist, dass der Prozess korrekt abgebildet ist, kannst du ihn näher analysieren.

Sind alle notwendige Ressourcen vorhanden? Gibt es Störungen oder Bottlenecks? Sind die Verantwortlichkeiten klar? Lässt sich der Prozess verkürzen oder anders gestalten? Können Schritte automatisiert werden? Passe das Diagramm oder Modell entsprechend an.

6. Kommunizieren

Wenn deine Visualisierung final ist, kannst du sie mit deinen Kolleg:innen, Abteilungen und relevanten Stakeholdern teilen. Alle die am Prozess beteiligt sind, sollten die Grafik erhalten, verstehen und jederzeit darauf zugreifen können.

Wenn du den Prozess digitalisieren oder automatisieren möchtest, kannst du sie auch deinem Software-Partner zur Verfügung stellen. Sie dient als Grundlage für die Entwicklung deiner individuellen Software.

7. Optimierung

Die Zeit steht nicht still. Ein Unternehmen verändert sich konstant, so auch seine Prozesse. Daher schaue dir deine Visualisierungen regelmäßig an. Frage dich, ob sie ein Update brauchen oder was du noch verbessern könntest.

Außerdem empfiehlt es sich, regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden einzuholen. Vor allem die ausführenden Personen wissen am besten, wo es hakt. Oft haben sie auch kreative Lösungsideen oder Alternativen. Schaffe dafür entsprechende Räume oder Kommunikationswege. Auf diese Weise kannst du deine Prozesse weiter verbessern und dir wertvolle Wettbewerbsvorteile verschaffen.

Welche Software für Prozessvisualisierung? 

Der Markt bietet zahlreiche Tools, um Prozesse zu visualisieren. Eine Anwendung, die wir gerne nutzen, um komplexere Vorgänge zu modellieren, ist Camunda. Auch wenn du Prozesse digitalisieren möchtest, ist es eine gute Wahl. Das Tool kann nahtlos in jede Infrastruktur integriert und an Systeme wie CRM, ERP oder Telefonanlagen angebunden werden. So lassen sich Teile des Prozesses oder sogar der ganze Prozess automatisieren.

Ein weiterer Vorteil ist, dass du deine Workflows flexibel anpassen kannst. Angebundene Anwendungen berücksichtigen die Änderungen entsprechend. Wie du Camunda gewinnbringend einsetzen kannst, erläutern wir hier.

Fazit: Prozessvisualisierung treibt Effizienz an

• Mit effizienten Prozessen können Unternehmen sich einen wichtigen Wettbewerbsvorteil verschaffen. 
• Die Prozessvisualisierung unterstützt dabei. Sie gibt einen Überblick, standardisiert Vorgänge, reduziert Fehler und dient der Prozessoptimierung. 
• Einfache Prozesse kannst du mit Diagrammen wie dem Flussdiagramm, Entscheidungsbaum oder Organigramm darstellen.
• Komplexere Geschäftsvorgänge lassen sich mit Modellen wie EPK und BPMN detailliert abbilden. 
• Wir nutzen dafür gerne Camunda ein, um komplexe Prozesse zu modellieren. 

Du möchtest Prozesse digitalisieren? 

Wir digitalisieren die Prozesse in Ihrem Unternehmen. Zunächst visualisieren wir die Vorgehensweisen gemeinsam. Wir decken Optimierungslücken auf und verbessern ihre Abläufe.

Ganze Prozesse oder Teile davon können wir vollständig automatisieren. So sparen Sie noch mehr Zeit, reduzieren Fehlerquellen und steigern die Prozessqualität. Erfahren Sie mehr über unsere Arbeit, Kund:innen und Vorgehensweise. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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