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Standardsoftware vs. Individualsoftware

Eins steht fest, Sie brauchen eine neue Software im Unternehmen. Aber ist eine Standardsoftware oder Individualsoftware für Sie die bessere Wahl?

Hier erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile beide Optionen haben. Wir zeigen Ihnen, unter welchen Bedingungen eine Standardlösung sinnvoll ist. Und wann Sie besser auf eine individuelle Entwicklung setzen sollten, um Ihr Unternehmen voranzutreiben.

Was ist eine Standardsoftware?

Eine Standardsoftware ist eine fertige Software mit einem festgelegten Funktionsumfang, die Sie käuflich erwerben oder mieten können. Meist wird die Software für einen bestimmten Markt, Geschäftsbereich oder Branche entwickelt. Wenn in Unternehmen gleiche oder ähnliche Aufgaben anfallen, werden die typischen Anwendungsfälle in einem standardisierten Produkt zusammengefasst. Ein sehr bekanntes Beispiel ist das Office-Paket von Microsoft.
 

Was ist eine Individualsoftware?

Eine Individualsoftware hingegen ist eine Software, die ein Dienstleister (oder ein internes Entwicklungsteam) speziell für ein einzelnes Unternehmen entwickelt. Im Gegensatz zur Standardsoftware ist sie also ein Unikat und genau auf den Anwendungsfall des Auftraggebers zugeschnitten. Was eine Individualsoftware ausmacht: Sie ist ganz auf die spezifischen Bedürfnisse der Kunden abgestimmt.

 

Standard vs. Individualsoftware im Vergleich

Die Standardsoftware richtet sich also an die breite Masse, wohingegen die Individualsoftware den speziellen Anwendungsfall eines Unternehmens vollumfänglich abdeckt.

Die Entscheidung, welche Variante nun für Sie die bessere Wahl ist, ist nicht immer einfach zu treffen und hängt von einigen Faktoren ab

 

1. Verfügbarkeit und Zeitaufwand

Prüfen Sie, ob es für Ihren Anwendungsfall überhaupt eine Standardsoftware auf dem Markt gibt. Wenn dies der Fall ist, steht Ihnen die Software idealerweise sofort zur Verfügung und kann direkt im Unternehmen eingesetzt werden. Andernfalls ist die Beauftragung einer individuellen Entwicklung eine mögliche Lösung.

Bevor Sie eine Individualsoftware im Unternehmen nutzen können, muss diese erst einmal entwickelt werden. Je nach Funktionsumfang kann dies einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Aber: Bei agiler Softwareentwicklung ist eine erste Version bereits nach wenigen Wochen einsatzbereit.

 

2. Flexibilität und Funktionsumfang

Bei Standardsoftware gibt es wenig bis keine Möglichkeiten, den Entwicklungsprozess zu beeinflussen. Sie können also weder den zeitlichen Ablauf noch den Funktionsumfang des Produkts mitbestimmen. Bei einigen großen Anbietern werden Software-Wünsche über Foreneinträge gesammelt, aber ob diese auch umgesetzt werden, ist stets ungewiss.

Je nachdem, wie viele unterschiedliche Prozesse im Unternehmen abgebildet werden sollen, müssen mehrere Standard-Softwareprodukte parallel eingesetzt werden. Können die gewohnten Abläufe nicht eins zu eins abgebildet werden, werden diese häufig an die Funktionsweise der Software angepasst.

Bei der individuellen Softwareentwicklung verhält es sich umgekehrt. Hier sind Sie sehr flexibel. In wiederkehrenden Abständen von 2 bis 3 Wochen („Sprints“) wird festgelegt, welche Funktionen als Nächstes umgesetzt werden. Anpassungen daran können jederzeit erfolgen und Sie können die Software aktiv mitgestalten. Somit bildet die Software Ihre bestehenden Prozesse haargenau ab. Diese können von Anfang an integriert und wie bisher ausgeführt werden.

 

3. Wettbewerbsvorteil

Ein weiterer wichtiger Vergleichspunkt von Standard- und Individualsoftware ist der Wettbewerbsvorteil. Während eine Standardsoftware nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Konkurrenten zur Verfügung steht, verschaffen Sie sich mit einer für Sie maßgeschneiderten Lösung einen wertvollen Vorsprung gegenüber Ihren Marktbegleitern.

 

4. Integration in IT-Infrastruktur

Was die Integration betrifft, sind Sie bei einer standardisierten Software eingeschränkt und abhängig von verfügbaren Schnittstellen. Das kann zu Problemen bei der Anbindung und zu umständlichen Anpassungen und Prozessen führen. Eine Individualsoftware ist genau auf Ihr Unternehmen angepasst und lässt sich nahtlos in ihre individuelle IT-Infrastruktur integrieren.

 

5. Schulungen

Bei der Einführung einer neuen Software spielt auch das Thema Schulungen eine Rolle. Bei einer Software, die bereits auf dem Markt etabliert ist, sind Schulungsmaterialien wie Handbücher, Hilfevideos etc. häufig vorhanden und können den Anwendern direkt als Unterstützung bereitgestellt werden.

Für individuell entwickelte Software müssten solche Materialien theoretisch erst erstellt werden. Doch nötig sind sie selten. Denn meist besteht ein geringerer Schulungsbedarf als bei einer Standardsoftware. Da die Software an die genauen Anforderungen des Unternehmens angepasst wurde, ist die Bedienung für die Nutzer:innen häufig auch intuitiver, bzw. selbsterklärend.

 

6. Wartungen, Updates und Support

Bei einer Standardsoftware haben Sie nur bedingt Einfluss auf Updates und Releases. Der Support ist meist in der Lizenzgebühr inkludiert oder wird über einen zusätzlichen Supportvertrag geregelt.

Wenn Sie eine individuelle Software entwickeln lassen, können Sie selbst über den Zeitpunkt und den Umfang von Updates entscheiden. Die Kondition zu Wartungen und Support können Sie individuell mit Ihrem Softwareanbieter abstimmen.

 

7. Lizenz- und Anschaffungskosten

Für eine Standardsoftware zahlen Sie in der Regel monatliche oder jährliche Lizenzgebühren, die abhängig sind von der Anzahl der Anwender:innen und dem Umfang der Software. Bei der Entwicklung einer individuellen Software zahlen Sie die Entwicklungskosten für das Projekt.

Die Anschaffungskosten einer Individualsoftware können die einer Standardsoftware zunächst übersteigen. Der Nutzen ist jedoch um ein Vielfaches höher als bei einer Standardsoftware. Darüber hinaus ist die Individualsoftware nach der Entwicklung ihr Eigentum. Die Standardsoftware können Sie dagegen nur so lange nutzen, wie Sie die monatlich oder jährlich wiederkehrenden Lizenzgebühren zahlen.

 

Die Vor- und Nachteile auf einen Blick

Standardsoftware

Vorteile Nachteile
Sofort verfügbar Keine individuellen Anpassungen möglich
Schulungsmaterialien häufig bereits vorhanden Höhere laufende Kosten durch wiederkehrende Lizenzgebühr
Großes Angebot an Expertensoftware für einzelne Anwendungsgebiete Verzahnung der einzelnen Programme komplex und aufwendig
- Integration in bestehende Infrastruktur kann aufwendig und kompliziert sein

Individualsoftware

Vorteile Nachteile
Hohe Flexibilität im Entwicklungsprozess Nicht sofort verfügbar, Prototyp oft nach einigen Wochen verfügbar
Individuell auf Prozesse und Unternehmen ausgerichtet Meist höhere Anschaffungskosten, aber dafür Eigentum.
Funktionsumfang kann selbst bestimmt werden -
Wettbewerbsvorteil möglich -
Einfache Integration in bestehende Infrastruktur -
In der Bilanz aktivierbar und Abschreibungen ggfs. möglich -

 

Welche Option ist die richtige für Sie?

Damit wäre die Frage geklärt, welche Vor- und Nachteile beide Optionen bieten. Aber welche Variante ist in Ihrem Fall nun die richtige Wahl? Wir haben für Sie direkt aus der Praxis Anhaltspunkte zusammengetragen, die Ihnen die Entscheidungsfindung erleichtern.

 

Standardsoftware für allgemeine Tätigkeitsfelder

Die Anschaffung einer Standardsoftware kann für Ihr Unternehmen sinnvoll sein, wenn

  • Sie einfache und gewöhnliche Prozesse automatisieren möchten
  • Die Anzahl der Anwender:innen oder der Nutzen eher gering ist

Beispiele dafür sind Büromanagementsoftwares wie Microsoft Office, aber auch ERP (Enterprise Resource Planing)-Systeme wie SAP oder CRM (Customer Relationship Management)-Software wie Microsoft Dynamics oder Hubspot.

 

Individualsoftware für Ihre unternehmensspezifischen Prozesse

Eine individuelle Entwicklung sollten Sie vor allem dann in Betracht ziehen, wenn:

  • Es keine passende Standardsoftware auf dem Markt gibt
  • Die Integration der Software eine wichtige Rolle spielt
  • Sie individuelle oder komplexe Prozesse abbilden wollen
  • Sie sich einen gezielten Wettbewerbsvorteil verschaffen möchten

Vor allem mittelständische Unternehmen zeichnen sich durch ihre Vielfalt und Spezialisierungen aus. Gerade die vielen „Hidden Champions“ aus dem Mittelstand sind so erfolgreich, weil sie eben anders vorgehen als ihre Konkurrenten (Mehr dazu in unseren Referenzen).

Die angepassten Prozesse und Optimierungen können am besten mit Individualsoftware abgedeckt werden. Soll die Software für das Kerngeschäft eingesetzt werden, bietet eine individuelle Entwicklung große Chancen.

 

 

Fazit: Gezielter Einsatz von Individualsoftware verschafft Wettbewerbsvorteile

Wenn Sie einfache und gewöhnliche Prozesse mit einer Software abbilden wollen, ist die Standardsoftware eine gute Option. Die Vorteile sind die zunächst geringeren Anschaffungskosten sowie die schnelle Verfügbarkeit.

Für einfache Abläufe reicht oft Standardsoftware. Bei komplexen Prozessen verschafft Individualsoftware weitreichende Wettbewerbsvorteile.

— Daniel Schwarz, Geschäftsführer

 

Die Individualsoftware bietet Ihnen allerdings einen großen Nutzen, wenn Sie individuelle und komplexe Tätigkeiten vereinfachen wollen. Sie profitieren davon, dass die Software die Einzigartigkeit Ihres Unternehmens abbildet. Auf diese Weise können Sie sich gegenüber Ihrer Konkurrenz einen Vorsprung verschaffen und die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern.

Sie möchten Ihr Unternehmen mit einer maßgeschneiderten Software wettbewerbsfähig machen? Dann kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Ich möchte eine kostenlose Erstberatung!

 

 

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