Welche Software für Unternehmen? Unsere Empfehlungen!
Katharina Kampen
Redakteurin
Im Zeitalter der Digitalisierung fragen sich viele Unternehmen, welche Software sie brauchen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Bei steigendem Wettbewerbsdruck ist die Auswahl an richtigen Anwendungen umso wichtiger.
Mit einem durchdachten Set an Tools können Mitarbeitende effizienter arbeiten und haben so mehr Zeit; etwa für kreative Aufgaben und neue Lösungsansätze. Auf diese Weise können sie sich einen entscheidenden Vorteil verschaffen.
Doch die Auswahl ist groß und die Bedürfnisse eines Unternehmens individuell. In Konzernen gibt es sogar ganze Abteilungen, die sich dem Thema Softwareauswahl widmen.
Und dennoch gibt es grundsätzliche Empfehlungen, die für viele unterschiedliche Vorhaben passen. Wir haben für Sie eine Liste an wichtigen Software-Kategorien erstellt, die jedes Unternehmen braucht.
Die zentralen Key Takeaways:
- Unternehmen benötigen eine Kombination aus Basis-, Fach-, KI- und branchenspezifischer Software, um effizient zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
- Zu den wichtigsten Grundlagen gehören Bürosoftware, ERP-Systeme, Kollaborationstools und KI-Lösungen, die Prozesse automatisieren, Daten auswerten und die Zusammenarbeit verbessern.
- Abteilungsspezifische Lösungen wie Buchhaltungs-, CRM- oder Recruiting-Software erleichtern die tägliche Arbeit und optimieren Abläufe.
- Wenn Standardlösungen nicht ausreichen, können individuelle Lösungen Prozesse passgenau abbilden und Wettbewerbsvorteile schaffen.
Welche Software gibt es für Unternehmen?
Um im Wettbewerb bestehen zu können, ist der Einsatz passender Software heute unerlässlich. Doch welche Softwarelösungen gibt es eigentlich für Unternehmen?
Allgemeine Unternehmenssoftware
1. Bürosoftware:
Kommen wir als Erstes zu den Basics. Jedes Unternehmen braucht eine Standardsoftware, um Texte, E-Mails, Tabellenkalkulationen und Präsentationen zu bearbeiten. Das ist zwar klar, dennoch wollen wir dies vollständigkeitshalber erwähnen.
Bekannte Programme sind Microsoft 365 Copilot, OpenOffice, LibreOffice, Google Workspace oder auch Apple iWork für Mac. Den größten Marktanteil hat Microsoft. Mit dem Abonnement Microsoft 365 erhalten Nutzer neben den neusten Office-Anwendungen auch die Möglichkeit, sich mit Kolleg:innen im Unternehmen zu vernetzen (dazu weiter unten mehr).
Wichtig ist es auch, dass die Anwendungen immer auf dem neusten Stand sind, denn Updates bieten mehr Funktionen und machen die Programme mit der Zeit immer effizienter.
2. ERP-Systeme:
Enterprise-Ressource-Planning (ERP) ist ein Softwaresystem, um Ressourcen im Unternehmen zu planen.
ERP-Systeme wie SAP oder SAGE umfassen verschiedene Geschäftsbereiche. Von Finanzen über HR bis zur Produktion lassen sich Daten verwalten. Zum Beispiel lassen sich in den Lösungen Urlaube planen, Arbeitszeiten erfassen und Reisekosten erstatten. Die Architektur kann sehr umfangreich sein.
Für jeden Anwendungsbereich gibt es unzählige Add-Ins, die branchen- oder abteilungsspezifische Interessen erfüllen. Auch unternehmensspezifische Softwarelösungen sind möglich.
Mit ERP-Systeme können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, Prozesse optimieren und viele Arbeitsbereiche abdecken. Bei der Auswahl sollten Sie allerdings unterschiedliche Anwendungen unter die Lupe nehmen. Wenn im Unternehmen ein System bereits eingeführt wurde, entsteht eine Abhängigkeit. Eine Umstellung führt zu Ausfällen und hohen Kosten. Deshalb lassen Sie sich bei der Entscheidung ruhig etwas Zeit und testen Sie aus.
3. Kollaborationssoftware:
In Zeiten von Home-Office und Workation ist die digitale Vernetzung im Unternehmen ein Muss.
Vor allem die jüngeren Generationen fordern immer mehr Flexibilität. Nebenbei die Kinderbetreuung unter einen Hut bekommen. Oder unter Palmen arbeiten und zwischendurch auf das Surfbrett schwingen. Um auch bei geografischen Distanzen effizient miteinander arbeiten zu können, braucht es Software, die Teams unterstützt.
Tools wie Microsoft Teams oder Zoom vereinfachen die tägliche Kommunikation. Kolleg:innen können miteinander chatten, Meetings abhalten, Gruppen erstellen und Dateien austauschen.
Auch Whiteboard-Anwendungen wie Miro helfen dabei, Konzepte zu erarbeiten und Arbeitsergebnisse festzuhalten.
In den letzten Jahren gab es einen regelrechten Boom auf dem Markt, nicht zuletzt pandemiebedingt. Bei der Wahl der Tools sollten Sie die Anwender:innen befragen: Was braucht Ihr Team, um sich besser austauschen und miteinander arbeiten zu können?
4. KI-Lösungen:
Künstliche Intelligenz ist inzwischen fester Bestandteil in Unternehmen. Laut einer Bitkom-Studie aus 2025 nutzt bereits rund jedes dritte Unternehmen in Deutschland (36 %) KI-Technologien, etwa für Datenanalysen, Automatisierung oder generative Anwendungen. Weitere 47 % der Unternehmen diskutieren oder planen den Einsatz von KI.
KI-Software hilft vor allem dabei, Routineaufgaben zu automatisieren, Daten auszuwerten und Mitarbeitende im Arbeitsalltag zu unterstützen. Typische Einsatzbereiche sind etwa Chatbots im Kundenservice, Text- und Bildgenerierung oder intelligente Assistenzsysteme.
Bekannte Beispiele sind ChatGPT, Microsoft Copilot oder Google Gemini, die sich häufig direkt in bestehende Systeme wie Bürosoftware, CRM- oder Kollaborationstools integrieren lassen und so Prozesse effizienter machen.
Der 5-Minuten-Check
In 5 Minuten finden Sie heraus, wie gut Ihr Unternehmen auf die digitale Revolution mit KI vorbereitet ist.
In unserer Checkliste für den Maschinenbau beleuchten wir 7 Bereiche. Vom Datenmanagement bis Sicherheit.
Bleiben Sie wettbewerbsfähig!
Abteilungsspezifische Software: 3 Beispiele
Es gibt es auch Software, die auf besondere Anforderungen einzelner Abteilungen eingeht. Wir haben Ihnen drei Beispiele zusammengestellt:
1. Buchhaltung
Ohne Buchhaltung läuft nichts. Das haben auch die Software-Anbieter verstanden, deshalb gibt es mittlerweile ein großes digitales Angebot.
Software wie Lexware Office, WISO oder DATEV sind bekannte Namen. Mit ihnen können Sie Zahlungen verwalten, Gewinne ermitteln, Rechnungen erstellen und Umsatzsteuer anmelden.
Basis-Funktionen sollten vorhanden sein: Belegerfassung, Rechnungswesen, Online-Banking, Inventarverwaltung und Auftragsübersicht.
Ansonsten ist die Entscheidung für eine Software abhängig von der Unternehmensgröße. Lexware Office ist für KMUs geeignet. WISO und DATEV sind für mittlere bis größere Unternehmen empfehlenswert.
2. CRM-Software
Abteilungen wie Marketing, Sales und Support sind im stetigen Kontakt mit Kund:innen. Mit CRM-Software können sie Kontakte pflegen und die Kommunikation vereinfachen. So kann Sales seine Business-Kontakte direkt anschreiben, Informationen hinterlegen und Termine vereinbaren.
Außerderm: Marketing kann Newsletter versenden, Webseiten managen und die Customer Journey tracken. Im Support lassen sich automatische Antworten generieren und Chatbots einbinden. Systeme wie HubSpot, Salesforce oder Microsoft Dynamics bieten umfangreiche Funktionen.
3. Bewerbermanagement
So ein Bewerbungsverfahren kann ein langer Weg sein. Doch um die besten Talente anzuwerben, ist eine gute Kommunikation unerlässlich: Laut einer Stepstone-Studie ist für 85 % der Job Interessierten ein bewerberfreundlicher Prozess entscheidend. Es dient als Kriterium, ob sie den Job annehmen oder nicht.
Um die Personalabteilungen zu entlasten, gibt es Software, die das Recruiting erleichtert. Statt hunderten Features und komplexer Anwendungen sind schlanke Bewerbersysteme wie cleap (hier kostenlos testen) einfach und übersichtlich.
Sie können Bewerbungen bündeln, mit Kandidat:innen kommunizieren, Feedback der Führungskräfte einholen und Zu- oder Absagen versenden.
So können Sie den Prozess beschleunigen und Bewerber:innen lange Wartezeiten ersparen. Für eine gelungene Recruiting-Experience.
Branchenspezifische Software
Jeder Wirtschaftszweig hat seine eigenen Herausforderungen, Anforderungen und Lösungen.
Aus diesem Grund gibt es auch branchenindividuelle Software. Beratungsunternehmen greifen beispielsweise auf Projektmanagement-Tools zurück, um ihre Projekte zu planen. Banken- oder Versicherungsunternehmen brauchen Risikoanalyse-Software. Medienunternehmen nutzen wiederum andere Tools, um Videos oder Bilder zu bearbeiten.
Welche Software ein Unternehmen braucht, ist deshalb von dem Tätigkeitsfeld bestimmt. Schauen Sie daher, welche branchenspezifische Software es auf dem Markt gibt und welche Tools ggf. auch Ihre Konkurrenten nutzen.
Individualsoftware
Wenn Sie es noch spezifischer haben möchten, können Sie sich auch Ihre eigene Software entwickeln lassen.
In jedem Unternehmen gibt es Prozesse, die so einzigartig sind, dass keine Standardsoftware sie abbilden kann. Mit einer Individual-Lösung können Sie Ihre Bedürfnisse zu 100 % abdecken. So verschaffen Sie sich einen Vorsprung gegenüber Ihrer Konkurrenz, die auf Standardtools angewiesen ist.
Sie können Ihre Prozesse beschleunigen und erhalten individuellen Support. Die Vor- und Nachteile von Individualsoftware und Standardsoftware haben wir in einem anderen Beitrag ausführlich aufgegriffen. Dort erfahren Sie auch, wann welche Option die richtige ist, inkl. Übersichtstabelle mit allen Pros und Kontras.
Open-Source-Software
Neben kommerziellen Lösungen gewinnt auch Open-Source-Software für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Dabei handelt es sich um Programme, deren Quellcode öffentlich zugänglich ist und von Unternehmen sowie Entwickler:innen angepasst und weiterentwickelt werden kann. Bekannte Beispiele sind etwa LibreOffice, Nextcloud oder verschiedene Projektmanagement- und Datenbanklösungen.
Open Source kann Unternehmen dabei helfen, unabhängiger von großen Technologieanbietern zu werden und ihre digitale Souveränität zu stärken. Gleichzeitig profitieren Organisationen von einer aktiven Entwickler-Community, transparenten Sicherheitsstrukturen und flexiblen Anpassungsmöglichkeiten.
Gerade für Unternehmen, die Wert auf langfristige Kontrolle über ihre Systeme und Daten legen, kann der Einsatz von Open-Source-Software daher eine sinnvolle Ergänzung im Software-Portfolio sein.
Fazit: Individuelle Bedürfnisse einbeziehen
Welche Software ein Unternehmen braucht, ist sehr speziell. Bürosoftware, Kollaborationstools sowie ERP-Systeme sind in vielen Unternehmen Standards. Es gibt aber auch viele abteilungs- und branchenspezifischen Lösungen. Individualsoftware deckt unternehmenseigene Anwendungsfälle ab.
Bei der Zusammenstellung Ihres Portfolios sind vor allem die Bedürfnisse des Unternehmens und der Anwendenden zu berücksichtigen. Nutzer:innen sollten im Prozess miteinbezogen werden, Analysen im Vorfeld geschehen sowie Testphasen möglich sein.
Die Bandbreite an Unternehmenssoftware ist groß und entwickelt sich kontinuierlich weiter – die hier vorgestellten Lösungen bieten daher lediglich einen ersten Überblick.
Mit der richtigen Software-Architektur können Sie nachhaltig mehr Effizienz erreichen und Wettbewerbsvorteile erzielen!
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Fragen unserer Leser*innen
Unternehmenssoftware umfasst digitale Anwendungen, die Geschäftsprozesse unterstützen, optimieren oder automatisieren. Sie hilft dabei, Ressourcen zu planen, Kommunikation zu erleichtern und administrative sowie operative Aufgaben effizienter zu steuern. Ziel ist es, die Produktivität zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen allgemeiner Unternehmenssoftware wie Büroprogrammen, ERP- und Kollaborationstools, abteilungsspezifischer Software wie Buchhaltungs-, CRM- oder Bewerbermanagementsystemen sowie branchenspezifischen Lösungen. Darüber hinaus gibt es Individualsoftware, die speziell für unternehmensinterne Prozesse entwickelt wird und maßgeschneiderte Anforderungen abbildet.
Der konkrete Bedarf hängt von Branche, Unternehmensgröße und individuellen Prozessen ab. Standardlösungen wie Bürosoftware, ERP-Systeme und Kollaborationstools bilden häufig die Basis, ergänzt durch abteilungs- oder branchenspezifische Anwendungen. Wenn bestehende Tools spezielle Anforderungen nicht erfüllen, ist eine individuelle Softwarelösung sinnvoll. Sie ermöglicht es Unternehmen, eigene Prozesse passgenau abzubilden und dient als Grundlage für innovative Produkte, Services oder neue Geschäftsmodelle.
Gute Unternehmenssoftware ist benutzerfreundlich, effizient und auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Anwender:innen abgestimmt. Sie lässt sich in bestehende Systemlandschaften integrieren, ist skalierbar und wird regelmäßig aktualisiert. Entscheidend ist, dass sie Prozesse nachhaltig verbessert und echten Mehrwert für das Unternehmen schafft.
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