Unsere Referenz
cleap

cleap - cleveres Bewerbungsmanagement  

Bei unseren lise-Referenzen zeigen wir normalerweise, welche Produkte wir exklusiv für unsere Kunden entwickelt haben. Bei der Referenz für cleap, dem cleveren Bewerbungsmanagement, verhält es sich ein wenig anders. Denn in diesem Fall brauchten wir selbst eine passende Software-Lösung.
 

Situation: Es gibt keine passende Bewerbungsmanagement-Software (für uns)

Als Agile Software Factory entwickeln wir individuelle Software für die Bedürfnisse unserer Kunden. Natürlich beraten wir auch bei allen Themen rund um Software und Agilität. Als einer unserer langjährigen Kunden vor einiger Zeit um Rat fragte und wissen wollte, ob wir einen Tipp für eine Bewerbungsmanagement-Software haben, konnten wir ausnahmsweise nicht auf Anhieb helfen. Zum einen, weil wir selbst noch keine spezifische Recruiting-Software im Einsatz hatten und zum anderen, weil wir kein Tool finden konnten, das den Anforderungen unseres Kunden entsprach.

Gewünscht war kein überbordendes Personalmanagement-Programm mit hunderten von Features und hoher Komplexität, sondern eine schlanke Lösung, die die Kernfunktionen der Bewerbungsverwaltung und -Kommunikation beherrschen sollte. Hauptsache, die Personalabteilung muss nicht mehr mit Excel-Tabellen oder SharePoint-Listen voller personenbezogenen Daten jonglieren und Feedback über verstreute E-Mail-Unterhaltungen einholen.

Wie schwer es für kleinere Unternehmen ist, den Überblick über sämtliche Bewerbungen zu behalten, wussten wir auch aus eigener Erfahrung. Im schlimmsten Fall gehen wichtige Talente verloren und fühlen sich im Bewerbungsprozess nicht wertgeschätzt.

Die ernüchternde Erkenntnis unserer Recherche: Alle bisher auf dem Markt erhältlichen Angebote waren entweder zu komplex, zu aufwändig oder schlicht zu teuer – besonders für kleine und mittelständische Betriebe. Die eingegangene Anfrage hätten wir also respektvoll ablehnen können. Nach bestem Wissen und Gewissen konnten wir keine existierende Lösung ausfindig machen.

Doch unsere Kunden haben Besseres verdient. Und da wir ohnehin reichlich offene Stellen zu besetzen hatten, dachten wir uns: wir entwickeln das fehlende Produkt einfach selbst – und setzen es zukünftig auch für unser eigenes Recruiting ein!

 

cleap kurz vorgestellt

 

 

Lösung: Wir schreiben die Software einfach selbst

Bei der Entwicklung der Software waren uns zwei Dinge besonders wichtig: Sie sollte natürlich den Wünschen des Kunden entsprechen - schließlich hat uns dieser überhaupt erst auf die Idee gebracht. Und sie sollte sich von den bisher auf dem Markt existierenden, komplexen Lösungen abheben.

Dazu schlüpfte unsere HR-Managerin in die Rolle des Product Owner und priorisierte die Anforderungen an das „cleap“ getaufte Produkt. Was wir nicht wollten, wussten wir schnell: Personalverwaltung, Personalentwicklung und Lohnabrechnungen sollen nicht zum Funktionsumfang gehören. Die volle Konzentration lag darauf, einen simplen und schlanken Bewerbungsprozess zu ermöglichen und eine reaktionsschnelle und wertschätzend Candidate Experience zu gewährleisten. Denn je früher man so mit den Bewerbenden in Kontakt tritt, desto eher sichert man sich deren Talente.
 

Konkret ging es darum, vor allem folgende Funktionen zu integrieren:

  • Stellenanzeigen für die eigene Website erstellen und veröffentlichen
  • Bewerbungsformulare auf der eigenen Webseite einbinden
  • Eingehende Bewerbungen übersichtlich bündeln
  • Mit Talenten direkt kommunizieren
  • Von den Vorgesetzten einfach und schnell Feedback einholen

Innerhalb der lise GmbH haben wir im Anschluss ein interdisziplinäres Team zusammengestellt, das die Entwicklung von cleap vorangetrieben hat. Unsere Personalerin, verschiedene Programmierer und Designer konnten schon nach kurzer Zeit einen lauffähigen Prototypen präsentieren. Jede weitere Iteration hat die User Experience verbessert und sinnvolle Funktionen fürs Recruiting hinzugefügt.

Auch haben wir wertvolles Feedback von den Personalabteilungen unserer Kunden einsammeln können, die allesamt kostenlose Testzugänge erhalten haben. Das haben wir dann sukzessive in die Entwicklung der Web-App einfließen lassen.

Damit man die eingehenden Bewerbungen jederzeit und unabhängig vom Endgerät managen kann, haben wir eine Web-UI entwickelt, die sowohl auf Smartphones, Tablets und natürlich Desktop PCs den vollen Funktionsumfang bietet.

Denn wenn der Bewerbungsprozess für beide Seiten zufriedenstellend abläuft, erhöht das die Anzahl erfolgreicher Einstellungen. 

 

Ergebnis: Cleap, das clevere Bewerbungsmanagement

Unser Team hat sich bei der Entwicklung von cleap bewusst für die Features entschieden, die gerade für kleine und mittlere Unternehmen von besonderer Wichtigkeit sind, um Talente zu sichern. Dabei ist die Webanwendung weiterhin maximal einfach zu bedienen. Um den Arbeitsalltag im Recruiting zu verbessern, bietet die aktuelle Version vor allem die folgenden Funktionen.
 

Wichtiges zuerst sehen 

Anstatt durch verschiedene Untermenüs zu navigieren und jeweils diverse Neuigkeiten zu lesen, sieht man im Bereich "Bewerbungen" alle Entwicklungen auf einen Blick. Aktuelle Aufgaben, eine neue Bewerbung, eingegangenes Feedback aus der Fachabteilung oder die Notwendigkeit einer Absage.


Bewerbung sichten und entscheiden

In der einzelnen Bewerbungsansicht erhält man sofort einen Eindruck über die jeweiligen Talente. Stammdaten sowie Anhänge sind sofort im Browser sichtbar und müssen nicht mehr lokal abgelegt werden. Das hilft dabei, strenge Datenschutzbestimmungen für die Bewerbungen zu gewährleisten und es minimiert nebenbei das Risiko schadhafter Downloads.

Status und Verlauf der Bewerbung, offene Feedback-Anfragen oder Kommentare von Kollegen erscheinen hier ebenso. So können elaborierte Entscheidungen zum Kandidaten gefällt werden und der Bewerber/die Bewerberin erhält zeitnah Feedback.


Schneller Kontakt aufnehmen

Der gesamte Kommunikations-Verlauf ist dabei direkt in cleap sichtbar. Aus dem Interface heraus können eingegangene E-Mails direkt beantwortet werden. Und mithilfe von individualisierbaren E-Mail-Templates ist eine professionelle Nachricht in Sekundenschnelle verschickt.

Der Clou: Auch zeitgleiche Absagen an mehrere KandidatInnen können termingerecht ausgelöst werden. Sobald eine Person die Ausschreibung gewonnen hat, erhalten alle anderen eine schriftliche Absage.


Feedback von Entscheidern einholen

Einer der größten Zeitersparnisse in der firmeninternen Kommunikation ergibt sich aus der Feedback-Fähigkeit von cleap. Über einen Klick kann Feedback von Entscheidern aus der Fachabteilung eingefordert werden. Diese werden automatisch benachrichtigt und können per Direktlink sofort zu der Bewerbung gelangen, Unterlagen einsehen und entscheiden: Fortfahren oder Absage?

Die Fachabteilung benötigt noch nicht einmal einen eigenen cleap Account. Maximale Benutzerfreundlichkeit ist hier das Stichwort. Die Personalabteilung sieht anschließend in ihrem Dashboard, ob ein Kollege die Bewerbung bereits gesehen oder kommentiert hat, ganz ohne das eigene Postfach durchforsten zu müssen.
 

Automatisch ein gutes Gefühl vermitteln

Was uns ebenso wichtig war: Bewerbenden ein gutes Gefühl zu vermitteln. Für jede eingegangene Kandidatur kann cleap automatische Bestätigungsnachrichten verschicken und so über den aktuellen Status informieren. Bewerbungen gehen nicht mehr verloren und werden - dank der einfachen und automatisierten Kontaktaufnahme - immer zeitig beantwortet.

Die Zeiten, in denen ausgebliebene Rückmeldungen zu negativen Bewertungen geführt haben, sind damit Geschichte. Der Bewerber fühlt sich jederzeit wertgeschätzt - egal ob es zu einer Einstellung oder Absage kommt.

Dank des responsive Designs kann man cleap von überall auf der Welt und mit jedem Gerät ohne Einschränkungen nutzen. Egal ob im Büro am Desktop-PC, in der Bahn mit dem Tablet oder auf dem Heimweg via Mobiltelefon. Alle Varianten bieten den vollen Funktionsumfang.

Mit all diesen Funktionen im Gepäck konnten wir cleap unserem Kunden – und uns selbst - zur Verfügung stellen. Dank des positiven Feedbacks und der eigenen Nutzungserfahrung, waren wir uns sicher, ein gutes Produkt entwickelt zu haben. Wir merkten allerdings schnell, dass es zu schade gewesen wäre, dieses Stück Software weiterhin unter Verschluss zu halten.

Deswegen haben wir es mandantenfähig und in drei Varianten verfügbar gemacht: Basic, Advanced und Premium. Die Basic-Variante ist sogar kostenlos erhätlich. So können auch (noch) kleine Unternehmen ihren Einstellungs-Prozess auf ein neues Level heben.

In der Zwischenzeit haben sich weitere Firmen und PersonalerInnen von cleap überzeugt. So auch die Qvest Media GmbH aus Köln, die weltweit über 250 Mitarbeitende zählt: 

„Die einfache Nutzung von cleap spart uns im Recruiting jede Menge Zeit und administrativen Aufwand. Da außerdem die gesamte Kommunikation an einem Ort stattfindet, sind die Prozesse für alle beteiligten Kollegen transparent.“

— Rebecka Hoss, HR Manager Qvest Media GmbH

 

Noch mehr Informationen zu cleap, den verschiedenen Angebotsmodellen und drei kostenlose Monate Advanced-Version finden Sie auf www.cleap.app. Wir wünschen viel Spaß und Erfolg bei Ihrem Recruiting!

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