Kundenreferenz
Klett: Statt SAP – Passgenaue Lösung für einen regulierten Markt
Ernst Klett Verlag
Der Ernst Klett Verlag ist ein traditionsreiches Bildungsunternehmen mit Sitz in Stuttgart, das seit 1897 Lern- und Unterrichtsmaterialien für Schulen, Institutionen und der Fachwissenschaft entwickelt.
Dabei versteht Klett Bildung als Grundlage für den gesellschaftlichen Zusammenhalt sowie die individuelle Entwicklung von allen Kindern, Jugendlichen und Erwachsenen.
Der Verlag ist Teil der international tätigen Unternehmensgruppe Klett. Die Gruppe ist in 16 Ländern, mit 60 Tochterunternehmen und 8.500 Mitarbeitenden vertreten.
Kennst du sie noch aus deiner Schulzeit? Die Bücher mit dem Klett-Symbol. In jedem Klassenzimmer finden sie ihr Zuhause. Bei manchen wecken sie Nostalgie an alte Zeiten – so auch bei uns.
Umso mehr hat es uns gefreut, gemeinsam mit dem Verlag eine Lösung zu entwickeln, die hinter den Kulissen die Datenqualität einfach sichert.
Der Schulbuchmarkt gehört zu den am stärksten regulierten Märkten in Deutschland. Jedes Bundesland hat eigene Lehrpläne, Zulassungsverfahren und Gültigkeitszeiträume.
Das bedeutet: Ein Titel ist nie einfach „ein Buch“, sondern immer eingebettet in ein Geflecht aus rechtlichen, inhaltlichen und zeitlichen Vorgaben.
Hier stoßen klassische ERP-Systeme an ihre Grenzen.
Ausgangssituation: Regulatorik trifft auf komplexe Standardsoftware
Der Schulbuchmarkt ist staatlich reguliert. Bildung ist dabei Ländersache. Jedes Bundesland definiert eigene Lehrpläne, Zulassungsverfahren und Gültigkeitszeiträume.
Für den Verlag heißt das konkret:
- Ein Titel ist für bestimmte Bundesländer, Schulformen, Fächer und Zeiträume zugelassen.
- Gleichzeitig ändern sich Inhalte, rechtliche Vorgaben und Gültigkeiten regelmäßig.
Zwar hatte der Verlag eine neue SAP-Lösung eingeführt. Doch im redaktionellen Alltag zeigte sich schnell: SAP denkt in Materialien, Aufträgen, Lieferungen und Rechnungen. Die fachliche Logik des Schulbuchmarktes passt nur mit erheblichem Customizing in das vorgegebene Raster.
Für die Redaktion bedeutete das:
- hoher Pflegeaufwand
- unübersichtliche Datenstrukturen
- viele Workarounds
- Anfälligkeit für Fehler, weil der Workflow nicht nutzerfreundlich im System abbildbar war
- steigende Lizenzkosten
Das Ziel: Eine Lösung, die den Schulbuchmarkt wirklich versteht
Gesucht war keine weitere große ERP-Anpassung, sondern eine Lösung, die den fachlichen Kern versteht.
Der Verlag brauchte ein System, das:
- regulatorische Abhängigkeiten klar abbildet
- den Redaktionsalltag vereinfacht statt verkompliziert
- bestehende SAP-Strukturen sinnvoll ergänzt
- Informationen für andere Systeme und den Online-Shop zuverlässig bereitstellt
Kurz gesagt: Eine Software, die Ordnung in Komplexität bringt und leicht zu bedienen ist.
Lösungsweg: Schnelles MVP, Anbindung an SAP
Wir haben mit Klett eine individuelle Webanwendung entwickelt. Dabei nutzten wir als Technologien die Standards im Jahr 2013 wie .NET Framework im Backend, Angular JS im Frontend und SQL Server als Datenbank.
Wir gingen wie folgt vor:
1. Anforderungsworkshop:
Gemeinsam mit den Fachverantwortlichen haben wir uns im Workshop die Besonderheiten des Schulbuchmarktes angeschaut. Im Fokus stand der Arbeitsalltag der Nutzer*innen:
- Welche Informationen brauchen die Redaktionsassistent*innen?
- Welche Abhängigkeiten müssen sauber abgebildet sein?
- Wo liegen die größten Reibungspunkte im bestehenden System?
Daraufhin haben wir Mock-ups designt, um die Anwendung zu visualisieren.
2. Entwicklung einer ersten Version:
Auf dieser Grundlage haben wir eine erste lauffähige Version der Anwendung entwickelt. Der Fokus lag auf den zentralen Funktionen: klare Datenstrukturen, einfache Pflege und eine saubere Anbindung an SAP.
Der Verlag konnte früh mit der Lösung arbeiten, Feedback geben und die Anwendung im Alltag testen.
3. Kontinuierliche Weiterentwicklung:
Nach dem erfolgreichen Einsatz wurde die Lösung iterativ weiterentwickelt. Neue Anforderungen, regulatorische Änderungen und zusätzliche Funktionen flossen Schritt für Schritt ein.
Das Ergebnis: Bessere Daten & geringere Lizenzkosten
Heute nutzt der Verlag eine zentrale Titeldatenbank, die genau auf die Anforderungen des Schulbuchmarktes zugeschnitten ist.
Sie bietet unter anderem:
- eine schnelle Übersicht über alle 8.000 Titel und Projekte
- eine deutlich vereinfachte und individualisierte Datenpflege
- die Abbildung von Zulassungen, Schulformen, Klassen und Zeiträumen
- Verwaltung von Brutto- und Nettoladenpreisen
- Datenexporte, z. B. als Excel-Dateien
- Verknüpfung von Produkten (z. B. E-Book und Zusatzmaterial) inklusive automatischer Plausibilitätsprüfungen
- Einsparungen durch reduzierte SAP-Lizenznutzung
Vor allem aber: eine Lösung, die den fachlichen Anforderungen gerecht wird und den Menschen dahinter die Arbeit wirklich erleichtert.
Die lise hat für uns eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, die sowohl unsere internen Prozesse optimal abbildet als auch alle Anforderungen an optimaler Cybersicherheit und das Erfüllen offizieller Richtlinien umsetzt.
