Tag des grünen Blattes 2020 – Home Edition
Anfang April fand bei uns der dritte Tag des grünen Blattes statt: Anstatt für unsere Kunden Workshops und Trainings für agiles Arbeiten oder Design Thinking zu gestalten, nehmen wir uns an diesem Tag Zeit, uns selbst weiterzubilden. Ganz nach dem Motto: Von der lise für die lise. Gemeinsam besuchen wir interne Workshops, diskutieren in Open Spaces, verbessern Kreativmethoden und geben neu Gelerntes weiter.
Unser Ziel: die lise GmbH noch besser machen!
Doch anstatt wie in den Jahren zuvor unsere Büroräume in Köln dafür zu besetzen, haben wir alle Aktivitäten online und remote durchgeführt. Workshops ohne Whiteboards, Flipcharts und Eddings.
Unsere Kollegen Martin und Max haben diesen besonderen Tag organisiert. Im Interview erzählen Sie, welche Herausforderungen solch ein Format mit sich bringt, welche Tools geholfen haben und warum sich daraus auch Vorteile für unsere Kunden ergeben:
Ihr Zwei habt den Tag des grünen Blattes zusammen organisiert, und zwar komplett auf online ausgerichtet. Wie gut hat das funktioniert?
Martin: Es war anders als in den Jahren davor, klar. Aber es hat erstaunlich gut funktioniert! Für uns war es ja auch eine neue Erfahrung, einen kompletten Workshop für die ganze Firma remote durchzuführen. Einmal eingefuchst kann man mit den richtigen Tools enorm viel von der „Offline-Welt“ adaptieren. Und manche Dinge gehen dann auch einfach schneller: Wenn ich einmal eine Vorlage gebaut habe oder eine Vorgehensweise geklärt habe (z.B. Räume für Video-Calls) kann ich die beliebig kopieren und anpassen.
Max: Stimmt! Es klingt wie blödes Marketing, aber die aktuelle Situation zwingt uns eben doch alle die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung komplett auszuschöpfen.
Wie lange habt ihr für die Vorbereitung gebraucht? Weniger als sonst? Schließlich musstet ihr ja jetzt keine Flipcharts mehr im Vorfeld vorbereiten, oder?
Martin: Gut, Flipcharts gab es diesmal in der Tat nicht. Dafür braucht man allerdings eine Möglichkeit, wie die KollegInnen ankommen können und abgeholt werden. Digitale Whiteboards mit Vorlagen müssen so gestaltet werden, dass sie zum Mitmachen anregen, Hinweise und Beispiele müssen so vorbereitet werden, dass jede(r) die Chance hat, von selbst die Tools zu verstehen und mit ihnen zu arbeiten. Tools ausprobieren, etliche Entwürfe gestalten und wieder verwerfen - das hat schon ein bisschen mehr Zeit in Anspruch genommen.
Max: Ich würde sagen, insgesamt haben wir sicherlich einen halben Tag länger gebraucht als bei einer „Offline-Variante“. Dadurch, dass wir jetzt diese Erfahrung gemacht haben, würden wir beim nächsten Mal sicherlich flotter unterwegs sein. Zumal wir die Nachbereitung jetzt viel schneller erledigen können.
Warum ist die Nachbereitung von Remote-Meetings schneller abgehandelt?
Max: Alle Inhalte sind sofort digital verfügbar. Wir müssen gar nicht erst alle Mindmaps und Pinnwände abfotografieren und aufbereiten. Jegliche Ergebnisse werden 1:1, wie sie in den Workshops erarbeitet worden sind, abgespeichert. So finden die Teilnehmenden ihre Inhalte auch deutlich schneller wieder, als wenn wir die jetzt vom Papier in ein PDF übertragen würden.
Martin: Digital First eben. Und man muss die Büroräume danach nicht aufräumen!
Gab es noch weitere Vorteile?
Max: Ich finde die Flexibilität super, die Teilnehmende bekommen. Ich kann einfach in Sessions reinschnuppern, ohne andere zu stören. Niemand reißt die Tür auf und platzt in laufende Meetings rein. Am Rechner schau’ ich mal rein, hör' ein bisschen zu und beteilige mich nach Lust und Laune. Wenn ich in einen anderen “Raum“ möchte, funktioniert das genauso schnell und ohne Laufwege. Ein Klick und ich bin schon da.
Martin: Schön war auch, dass KollegInnen, die sonst etwas stiller sind, sich stärker an den Diskussionen beteiligt haben. In so einem Format steht man halt nicht vor einer großen Gruppe. Da fällt’s leichter, das Wort zu ergreifen. Das kleine Aufwärmspiel am Anfang vom Max hat auch die Hürde gesenkt, die eigene Stimme zu verwenden. Wir haben darüber hinaus extra Stillarbeitsphasen eingebaut, damit man seine Gedanken auf den digitalen Post-Its festhalten kann, ohne ständig brabbeln zu müssen. Generell war die Beteiligung in den Sessions im OpenSpace sehr hoch. Damit hatten wir nicht unbedingt gerechnet. Wir dachten, vielleicht verstecken sich manche hinter dem Laptop zu Hause. Dem war aber nicht so.
Welche Tools habt ihr denn für die Online-Workshops verwendet?
Martin: Für unsere Videokonferenz haben wir sowohl Zoom als auch Jitsi genutzt. Zoom eignet sich sehr gut, um große Teilnehmergruppen in kleine, sogenannte „Breakout-Sessions“ zu splitten. So konnten wir KollegInnen schnell mal in Zweiergruppen zusammenwerfen. Das ist total praktisch, um im kleinen Rahmen Aufwärmübungen zu machen und die Teilnehmenden zufällig aufeinandertreffen zu lassen.
Mit Zoom konnten wir jedoch keine gezielten Räume anbieten, in die man als TeilnehmerIn wechseln konnte.. Ich hatte dann zur Sprachübertragung TeamSpeak vorgeschlagen. Als alter (!) Zocker bin ich damit vertraut und viele KollegInnen kennen es privat. Ein lise-TeamSpeak-Server läuft sogar schon. TeamSpeak hätte uns eine gute Möglichkeit gegeben Räume anzulegen, die auch jede(r) sehen kann, in denen jede(r) sieht, wer drin ist und die leicht zu betreten sind. Der Wechsel zwischen Räumen wäre - ich sage mal – sehr elegant und reibungsfrei gewesen. Allerdings haben sich ein paar Kollegen unbedingt Video-Übertragung gewünscht und ScreenSharing geht auch nicht – zumindest nicht nativ. Mit Jitsi ging das halt unkompliziert. Raumname in die URL packen und fertig – jede(r) kann beitreten. Zur Freude unserer Chefs ist Jitsi sogar kostenfrei.
Max: Als digitales Whiteboard wurde Miro benutzt, eine digitale Umsetzung vom Bekannten. So konnten wir unsere beklebten Wände abbilden und Ergebnisse der Sessions gemeinsam festhalten. Um die Orientierung zu vereinfachen, gab es einen Startpunkt mit dem Ablaufplan und jeweils einem Link zum entsprechenden Raum. Am Raum gab es wiederum den Link zum Jitsi-Videochat. Es gab also alle Bestandteile, die wir sonst auch beim OpenSpace haben.
Hand aufs Herz: Was lief nicht so toll?
Max: Naja, ich muss natürlich sagen, dass es eine Herausforderung ist, größere Gruppen online zu moderieren. Wenn alle in einem Konferenzraum versammelt sind, kann ich die Stimmung ganz einfach lesen und sehe, ob jemand eine Pause braucht oder noch voll dabei ist. Da kann ich dann auch durch Bewegung und Körpersprache auf die Teilnehmenden einwirken. Das geht remote nicht so einfach. Schöner wäre es auch, wenn wir für unsere Online-Trainings nur ein einziges Tool brauchen würde. Und das gemeinsame Essen gehen im Anschluss hat uns natürlich gefehlt.
Martin: Ja, wir hätten mehr statische Pausen einplanen müssen. Remote-Meetings und Workshops sind ermüdender als “normale”. Die Bewegung fehlt zum Beispiel. Eigentlich wussten wir das auch, haben uns aber nicht explizit drum gekümmert. Wir dachten uns: Alle TeilnehmerInnen können einfach Pause machen, wann sie wollen. Aber die Verantwortung zu Pausen abzugeben, hätten wir nicht tun dürfen. Es ist noch nicht etabliert, dass man eigenverantwortlich bei Remote-Meetings Pausen einfordert. Niemand will der Buhmensch sein.
Wie lautet euer Fazit? Würdet ihr die Scrum-Trainings, Kubernetes-Schulungen und Agilitäts-Workshops anstatt im Raum Köln auch remote anbieten?
Max: Auf jeden Fall! Das Großartige ist, wir haben jetzt unsere Erfahrungen mit einer Gruppe von fast 40 Menschen gesammelt. Normalerweise finden unsere Trainings mit maximal 20 Personen vor Ort statt. Jetzt wissen wir, wie es funktioniert, und dass wir auch mit größeren Gruppen richtig wertvolle Ergebnisse und Lernerfolge erreichen können.
Martin: Und Spaß gemacht hat es außerdem ja auch noch - sowohl den Teilnehmenden als auch uns. Da schwingt sicherlich eine Euphorie-Welle mit, da die Remote-Workshops für alle neu sind. Ob die Begeisterung bleibt, wenn die Neugier abgeklungen ist, wird sich zeigen. Ich sehe das aber optimistisch. An Ideen für Neues hat es uns eigentlich nie gemangelt!
Ich danke euch für das Gespräch! Bis zum nächsten Tag des grünen Blattes!